Pagina 2 van 6

AI-chatbot kan zo optreden bij “Ook dat nog!”

TV-programma’s als Radar, Kassa en Ook dat nog! hebben jarenlang gedraaid op slechte klantenservice. De chatbot van DPD doet daar nu lekker aan mee.

Een dichtende AI-chatbot

Geconfronteerd met een AI-chatbot die de klant niet kan helpen met zijn servicevraag, gaat de klant andere vragen stellen. Eerst vraag hij de chatbot om een grap te vertellen en dan om een gedicht te schrijven over slechte klantenservice.

De generatieve AI van de chatbot schrijft een keurig gedicht over de slechte service van DPD. Een gedicht dat zo gepast had in een sketch van het programma Ook dat nog. Het programma dat jarenlang week in week uit de slechte dienstverlening van bedrijven op de hak nam met sketches.

Uiteraard ging deze mooie poëzie viral en was dit voor DPD reden hun chatbot offline te halen. Zie hier de opname:

Hallucinerende AI-chatbot

Dat de inzet van AI echt met beleid moet gebeuren blijkt maar weer uit dit voorbeeld. Waar hier de AI-chatbot nog met inhoudelijk correcte teksten komt, ook al zijn die pijnlijk voor het bedrijf, kan generatieve AI ook hallucineren. Daarmee wordt bedoelt dat er informatie bedacht wordt die niet bestaat.

De ene chatbot geeft niet thuis…

Laat ik een concreet voorbeeld geven. Ik kreeg recent in de ‘hobby-sfeer’ een vraag van een onderzoeker of ik wist of er in Polen mensen waren die hem konden helpen en of er in Polen publicaties waren die hij kon gebruiken. Ik ken wel Polen en de Poolse geschiedenis behoorlijk goed. Het specifieke onderwerp was ik minder mee vertrouwd maar sprak me wel aan dus ging ik maar eens op zoek en ik starte met een vraag aan Chat GPT: Die gaf niet thuis omdat “Helaas kan ik geen specifieke boeken oplijsten die vóór 2022 in Polen zijn verschenen over…….”.

Los van de term ‘oplijsten’ die creatief is, kwam ik dus niet verder ook toen ik nog explicet mijn vraag herformuleerde gericht op informatie van voor 2022.

…de tweede hallucineerd

Dan maar aankloppen bij Bard (de chatbot van Google*) met dezelfde openingsvraag: “Geef een overzicht van in Polen verschenen boeken die gaan over [onderwerp]” waarop Bard voortvarend aan de slag ging. Ik laat de inhoudelijk informatie weg omdat die op zich niet relevant is.

Na deze keurige inleiding met impliciete vraagherhaling (alsof Bard een communicatietraining bij me heeft gevolgd). Volgen drie lijstjes met boeken:

  • Autobigrafieen
  • Historische publicaties
  • Recente publicaties

Dit alles op het eerste oog heel overtuigend totdat je verder gaat kijken en de eerste titel geschreven zou zijn door generaal Stanisław Sosabowski. Een voor mij vertrouwde naam die totaal niet past bij het onderwerp. Vervolgens blijkt bij een nadere analyse dat alle door Bard gegenereerde informatie een complete hallucinatie is!

Toepassen van AI? Maak jezelf ook bewust van de mogelijke gebreken

Deze twee voorbeelden laten zien dat voor twee hele gebruikelijke toepassingen van generatieve AI, de uitkomst niet direct een succes oplevert. Natuurlijk moet dit je niet weerhouden om dit soort mogelijkheden, en andere toepassingen van (generatieve) AI te blijven onderzoek voor je klantenservice, marketing of andere afdelingen binnen je bedrijf maar zorg ook dat je goed bewust bent van de eventuele risico’s die je daarmee loopt.

Tegen de achtergrond van dat advies is het bijna gek dat de chatbot van DPD de ruimte had om flauwe grappen en gedichten te produceren. Vanaf de eerste meer gescripte chatbots is bekend dat mensen proberen ze uit te dagen. Zo’n uitglijder is pijnlijk, zeker als die viral gaat en ook nog opgepikt wordt door ‘ mainstream’ media zoals de NOS.

*) TOEVOEGING 10 Feb. ’24: Google heeft Bard gerebrand naar Gemini.

Handboek AI voor marketing en groei: Van grote lijnen voor het management naar hele concrete toepassingen

Na het lezen van het boek ‘Handboek AI voor marketing & groei’ zat ik met een writersblock voor deze review. Volgens het boek is dit een taak die je met de juiste middelen en prompts ook heel goed door AI kan laten doen. Lichtelijk demotiverend om dan te starten. Toch is onderstaande tekst – tenzij anders vermeld – door de schrijver getypt.

Een hybride management- en leerboek

Op de achterflap staat dat dit boek een management-  en leerboek is. Je zou kunnen stellen dat de eerste drie hoofdstukken de management hoofdstukken zijn met een inleiding over AI, de toepassing van AI in marketing en een maturiteitsscan voor de organisatie die met AI wil gaan werken of al werkt.

De andere vier hoofdstukken zijn de concrete toepassingen met veel praktijk voorbeelden van generatieve AI voor beeld en tekst (hoofdstuk vier en vijf), AI voor de klantenservice omgeving en in het onderwijs. Als service-marketeer is het goed om de klantenservice terug te zien in een boek dat primair over marketing gaat. Het hoofdstuk over onderwijs hangt er in mij optiek wat bij.

Het boek wordt voorgesteld als een ‘hybride handboek met veel digitale bijlagen op de bijbehorende website www.handboek.ai. Vanuit het boek wordt veelvuldig verwezen naar video’s op deze site. Juist die hybride vorm zorg er bij mij voor dat ik een wat dubbel gevoel heb bij het boek.

De houdbaarheidsdatum van het handboek

Een boek is statisch en we kunnen stellen dat AI zelf en de verschillende tools en hun toepassingen zich in sneltreinvaart ontwikkelen. Dit betekent dat je volgens mij in het boek vooral informatie opneemt met een langere houdbaarheidsdatum en dat is niet het geval.

Het boek bevat een aantal uitgebreide beschrijvingen hoe je met een bepaalde tool een specifieke toepassing maakt. Bijvoorbeeld een chatbot voor klantenservice met Zapier. Als een organisatie kiest voor een andere tool dan Zapier, is deze gedetailleerde uitleg irrelevant. De lezer moet dan zelf de ‘hoofdstappen’ destilleren en hopen dat deze vergelijkbaar zijn voor de gekozen tool.

Ook wordt stap voor stap een AI maturity-scan (eit.aimaturity.vtt.fi) uitgelegd. Daarvan mag je hopen dat de makers deze voor de doelgroep zo gemaakt hebben dat dit ook zonder dit stappenplan in het boek te gebruiken is

Compacter boek, meer website?

Met beschreven stappenplannen is de tekst onnodig langdradig als je niet ter plekke met de tools aan de gang gaat. Risico is dat als je dit op een later moment wel doet, de software of de scan al veranderd is. Dan is het stappenplan in het boek achterhaald.

Het hoofdstuk over klantenservice biedt een globaal stappenplan voor conversational AI. Voor uitleg over specifiek software of andere details rest in mijn optiek dan een verwijzing naar de ondersteunende website. Ik ga hierbij vanuit dat de site bij het handboek wel geactualiseerd wordt.

Naast deze stappenplannen verwerkt de schrijver ook regelmatig langere stukken tekst overgenomen uit andere bronnen. Hier hadden samenvattingen – al dan niet door AI – kunnen volstaan met verwijzingen naar de site voor hen die meer willen lezen.

Een goede redactieslag had hier winst kunnen opleveren, ook door herhalingen van voorbeelden terug te dringen en enkele schrijffouten eruit te halen.

Twee doelgroepen met één boek inspireren?

De benoemde stappenplannen zijn zo concreet dat ze zich richten op de mensen aan de knoppen waar andere delen meer op management gericht zijn.

De schrijver illustreert hoe met behulp van AI hij voor het boek de marketing en persona’s kan vormgeven met minder inspanning. De persona’s kan hij levendiger maken met animaties en actueler kan houden door koppelingen met data. Blijkbaar kwam daaruit niet naar voeren dat er sprake is van twee doelgroepen voor dit boek: 1) de meer op management gerichte doelgroep die zoekt naar de juiste inrichting van de organisatie om de veranderingen van AI aan te kunnen en 2) de uitvoerende doelgroep die met de beschikbare tools wil gaan werken.

Hierin zie je de tweedeling van kafttekst terug: een management-  en leerboek. In plaats van leerboek is ‘doeboek’ dan misschien een betere aanduiding. De vraag is of de potentiële lezers altijd in beide aspecten geïnteresseerd zijn. Het zou zonde zijn als een van beide doelgroepen hierdoor afhaakt bij het lezen. Het boek zorgt namelijk wel voor de nodig inspiratie.

Wat ik nadrukkelijk mis in het boek is meer diepgang op de kanttekeningen bij AI. Of het nu gaat om ethische kwesties die slechts heel sporadisch worden aangestipt of het risico van fouten die AI met zich meebrengt. Generatieve AI bedenkt in teksten informatie die niet klopt (hallucineren genoemd) of bij beelden krijgen handen te veel vingers.

AI als ondersteuning?

Ik kreeg getriggerd door het boek ideeën om AI me te laten ondersteunen bij het schrijven van deze recensie.

Zo heb ik Chat GPT een paar reviews van Managementboek.nl laten checken op de lengte waardoor ik wist dat ik deze versie nog moest inkorten (wat ik niet heb gedaan maar daarover later meer). Ik vroeg Bard* (van Google) over andere recensies die zijn verschenen. De conclusie:

“Handboek AI voor marketing en groei is een goed geschreven en informatief naslagwerk dat een waardevolle bijdrage levert aan het vakgebied van marketing. Het boek is vooral geschikt voor marketeers die al enige kennis hebben van AI en die op zoek zijn naar praktische informatie over de toepassing van AI in marketing.”
(Bard, 2 januari 2024).

De schrijver zelf adviseert dat voor redactie AI een rol kan spelen. Ik weet niet hij die daadwerkelijk heeft toegepast voor dit boek. Ik heb zelf deze recensie AI door laten analyseren. Dit laat nog wel wat te wensen over. Wat moet je met deze adviezen van Bard? “Lijn 37: “koppelingen” is een samenstelling met een losse letter. Het zou dus “koppelingen” moeten zijn.” En  “Lijn 42: “kritisch” is een bijvoeglijk naamwoord. Het zou dus “kritisch” moeten zijn.” En dat waren niet de enige onzinnige adviezen of mis ik nu iets?

Ik heb Chat GPT gevraagd om de tussenkopjes te schrijven maar die waren zo inspiratieloos dat ik deze zelf heb geschreven. De eerste samenvattingen van ChatGPT en Bard vragen nog een behoorlijke handmatige inspanning om het te kunnen publiceren.

Een samenvatting naar de helft van het aantal woorden is met beiden snel gemaakt . Voor beiden geldt wel dat ze te kort door de bocht gaan in hun conclusies of zelfs de teksten zo herschrijven dat de interpretatie veranderd. Dit is een prachtige illustratie van de tekortkomingen die er nog zijn. Ook met een aangescherpte opdracht om dichter bij het origineel te blijven is dit nog het geval. Pas als ik Chat GPT de opdracht meegeef de samenvatting te schrijven met ‘temperature’ op 0.1 komt er een werkbare,. maar nog geen foutloze, samenvatting uit. Gek genoeg is het concept temperature (laten we zeggen de mate van vrijheid die je toestaat) niet behandeld in het boek.

Op Managementboek.nl hebben we de samenvatting na een redactieslag gebruikt. Voor de geïnteresseerde heb ik ook nog versie waarin ik de samenvatting becommentarieer zodat je inzicht krijgt waar de AI nog intelligentie mist 😉

Oordeel: Het handboek is informatief, biedt diepgang en inspiratie

Het boek is een informatief naslagwerk en daarmee is ben ik dan ook positief ondanks de misschien kritische noten. Zeker in combinatie met de website biedt het handboek voor veel mensen een goede eerste introductie tot AI en de mogelijkheden voor marketing en aansluitende domeinen.

Het handboek is, in combinatie met de website, ook diepgaand genoeg om na die introductie ook daadwerkelijk aan de gang te gaan met de verschillende tools. Zo heb ik ideeën opgedaan voor een van mijn nevenfuncties in de culturele sector en kan ik teruggrijpen op het boek als ik met de ideeën aan de slag ga.


Specifieke ideeën voor klantenservice?

In het boek wordt in het hoofdstuk klantenservice gekeken naar conversational AI en een Chatbot (met behulp van Zapier). Vanuit de achtergrond van het boek (marketing) snap ik deze voorbeelden maar er is zo veel meer te bedenken voor de klantenservice. Met Cvision ontwikkelen we dit soort ideeën tot werkbare tools. Neem gerust eens contact met me op als je daarover verder wil sparren.

*) TOEVOEGING 10 Feb. ’24: Google heeft Bard gerebrand naar Gemini.

Verdere democratisering van AI met krachtiger taalmodel van Google

Google presenteerde dinsdag hun nieuwe krachtigere taalmodel Gemini wat onder andere gebruikt wordt in hun Chatbot Bard zo bericht onder andere NRC en NOS. Reden om met gebruik van Bard een blog te maken.

De ontwikkelingen in AI gaan snel met als meest aansprekende voorbeeld de komst van ChatGPT. Hierdoor werd het gebruiken van AI voor het maken van teksten voor iedereen toegankelijk. In de strijd van de techgiganten rond de ontwikkeling van AI komt Google nu dus met een nieuwe versie van hun taalmodel Gemini.

TOEVOEGING 10 Feb. ’24: Google heeft Bard gerebrand naar Gemini.

Laagdrempelige toegang

Los van de technische capaciteiten van deze tools is misschien nog wel belangrijker de laagdrempelige toegang tot deze krachtige technieken. Daarmee treed, wat je kan noemen, democratisering op van het gebruik van deze middelen. Ze zijn niet alleen maar toegankelijk voor bedrijven met diepe zakken. Misschien wordt dit wel geïllustreerd door het volgende: een jaar of anderhalf geleden had ik bij dit bericht moeten verwijzen naar een paar techsites die alleen gevolgd worden door insiders. Nu kan ik verwijzen naar NRC en NOS.

Gegeven dat Google voor veel mensen het startpunt is voor het gebruik van internet krijgen binnenkort ook mensen die zich niet bezighouden met AI zichtbaar er mee te maken. Zo schrijft NRC: “Over een aantal maanden past Google ook zijn zoekmachine aan met de nieuwe Gemini-technologie. Dan krijgen gebruikers als resultaat van een zoekopdracht niet alleen meer een rijtje blauwe links zien. In plaats daarvan geeft Googles chatbot antwoord op de zoekvraag, en verstrekt een rijtje bronnen. De gebruiker kan daarna vervolgvragen stellen.”

Aan het werk met Bard

Ik gebruikte Bard met de volgende prompt: Schrijf een korte post van 500 woorden over de mogelijkheden van Bard voor klantenservices

+++

En dit is het resultaat. Ik laat het aan de lezer om een oordeel te vormen. Wel heb ik aan het einde twee reflecties over het opzetten van deze blog:

Bard voor klantenservice: de mogelijkheden

Bard is een groot taalmodel van Google AI, getraind op een enorme dataset van tekst en code. Het kan tekst genereren, talen vertalen*, verschillende soorten creatieve inhoud schrijven en je vragen op een informatieve manier beantwoorden. Deze vaardigheden kunnen op verschillende manieren worden toegepast in de klantenservice.

Eenvoudige vragen beantwoorden

Bard kan worden gebruikt om eenvoudige vragen van klanten te beantwoorden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om vragen over het product of de dienst, over de openingstijden of over de locatie van een winkel. Bard kan deze vragen snel en accuraat beantwoorden, 24/7. Dit kan klanten helpen om sneller en makkelijker de informatie te vinden die ze nodig hebben.

Veelgestelde vragen beantwoorden

Bard kan ook worden gebruikt om veelgestelde vragen te beantwoorden. Deze vragen kunnen worden verzameld en opgeslagen in een kennisbank. Bard kan deze kennisbank vervolgens raadplegen om vragen van klanten te beantwoorden. Dit kan klanten helpen om snel en makkelijk de informatie te vinden die ze nodig hebben.

Problemen oplossen

Bard kan ook worden gebruikt om problemen van klanten op te lossen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om problemen met een product of dienst, met een bestelling of met een betaling. Bard kan klanten helpen om een oplossing te vinden voor hun probleem, zonder dat ze contact hoeven op te nemen met een klantenservicemedewerker. Dit kan de klanttevredenheid verbeteren en de kosten voor de klantenservice verlagen.

Nieuwe producten en diensten introduceren

Bard kan ook worden gebruikt om nieuwe producten en diensten te introduceren. Bard kan bijvoorbeeld informatie over nieuwe producten en diensten verstrekken, of klanten helpen om deze producten en diensten te bestellen. Dit kan de verkoop van nieuwe producten en diensten stimuleren.

Feedback verzamelen

Bard kan ook worden gebruikt om feedback van klanten te verzamelen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om feedback over producten en diensten, over de klantenservice of over de website. Bard kan deze feedback vervolgens gebruiken om de producten en diensten te verbeteren, de klantenservice te optimaliseren of de website te herontwerpen.

Conclusie

Bard biedt een aantal mogelijkheden voor klantenservice. Het kan worden gebruikt om eenvoudige vragen te beantwoorden, veelgestelde vragen te beantwoorden, problemen op te lossen, nieuwe producten en diensten te introduceren en feedback van klanten te verzamelen. Deze mogelijkheden kunnen bijdragen aan een betere klantenservice, een hogere klanttevredenheid en lagere kosten voor de klantenservice.

Toepassingen in de praktijk

Er zijn al een aantal bedrijven die Bard gebruiken voor klantenservice. Zo gebruikt het bedrijf LiveAgent Bard om klanten te helpen met vragen over hun producten en diensten. Het bedrijf Webhelp gebruikt Bard om klanten te helpen met problemen met hun bestellingen. En het bedrijf Google gebruikt Bard om klanten te helpen met vragen over hun producten en diensten.

De mogelijkheden van Bard voor klantenservice zijn nog volop in ontwikkeling. Naarmate Bard zich verder ontwikkelt, zullen er waarschijnlijk nog meer toepassingen voor klantenservice worden gevonden.

+++

Twee reflecties bij het schrijven van deze blog met Bard

  1. Ik moest mezelf bewust dwingen om ‘afstandelijk’ te schrijven over Bard. Daarmee bedoel ik dat ik bijna automatisch schreef alsof Bard een persoon is waarmee je samenwerkt. Ik schrijf bijvoorbeeld eerst “Reden om met Bard een blog te maken”. Daarvan maakte ik “Reden om met gebruik van Bard een blog te maken” en “Ik vroeg Bard het volgende” werd “Ik gebruikte Bard met de volgende prompt”.
    Doordat je met natuurlijke taal met ChatGPT en Bard kan communiceren wordt de taal ook vanzelf meer spreektaal. Daardoor ga je meer menselijk eigenschappen op de chatbot projecten (het ELIZA effect) en zo voldoet de tool vanzelf aan de Turingtest.
  2. Stel ik zou deze blog met een copywriter hebben geschreven dan zou er een andere dialoog zijn ontstaan. Die copywriter kan op basis van mijn vraag hebben gereageerd met tegenvragen: Bijvoorbeeld “Wat is je doel? Informeren, onderhouden of overtuigen?” of “Is die 500 woorden inclusief of exclusief de inleiding die je erbij wil schrijven?” Of misschien: “Vind je 500 woorden kort voor een blog?”. Dan ontstaat er een echt natuurlijke dialoog en vanuit die discussie kan een tekst toch nog beter worden.

*) Ik zou niet inhoudelijk reageren op de tekst van Bard maar “talen vertalen”? Ik denk dat bedoeld wordt ‘teksten vertalen van taal a naar taal b. Ik ben benieuwd wat ander lezers zich voorstellen bij ‘talen vertalen’.

Foto door Wes Cockx met behulp van Google DeepMind via Pexels

Een rake voorspelling uit 1953

In 1953 voorspelde een directeur van het telefoonbedrijf uit San Francisco al dat we elkaar zouden bellen met beeld via een draagbaar device. Dan is het toch intrigerend dat heel veel klantcontact nog via de telefoon wordt afgewikkeld zonder beeld erbij!

Wat kunnen wij nu voorspellen voor de komende zeven jaar? Zeventig jaar zoals in dit voorbeeld verwacht ik niet meer mee te maken 😉

Ik vraag me af of meneer Sullivan ook had voorzien dat het ‘niet meer kunnen ontsnappen’ aan de telefoon ook zou leiden tot verslaving doordat apps continue onze aandacht weten vast te houden.

Waarom proactief een verbeterkans pakken als je lekker kan afwachten?

Welke verbeterkans pak je als ondernemer als je ziet dat je een order niet kan verzenden? Dan wacht je natuurlijk af totdat de klant aan de bel trekt. Zeker als de klant al heeft betaald. Wie weet vergeet de klant de order en heb je wel de omzet maar niet de kosten!

Voor de ondernemer die dit stappenplan serieus overweegt, ik was hier ironisch! Toch, zonder namen te noemen, zal ik een casus beschrijven die hierbij in de buurt komt al ga ik natuurlijk niet uit van een slechte intentie.

De bestelling

Het begint heel simpel. Met een online bestelling bij een onlineretailer die zich ook profileert met reclames in bushokjes. Geen website die iemand runt van zijn zolderkamer zullen we maar zeggen.

De bestelling kan keurig worden betaald via iDeal en er volgt direct een bestelbevestiging. Tot zo ver geen probleem. Het knaagje begint als na een paar dagen de status van de bestelling niet verandert. Toch eens kritisch kijken en mezelf voor de kop slaan: Ik heb wel een huisnummer ingevuld maar geen straatnaam! Afijn, misschien komt het nog goed. Met een postcode en huisnummer kent de post ook wel de weg!

De support

Helaas na een paar extra dagen (de bestelling is inmiddels te laat voor het oorspronkelijke doel) toch maar eens een mailtje gestuurd waar de bestelling blijft. Gelijk de volgende dag een mailreactie terug:

Hi Hans,

Goed dat je schrijft!

Ik zie dat je straatnaam ontbreekt in de adresgegevens die we van je hebben, waardoor je bestelling waarschijnlijk in de wachtrij is beland:

[adres, zonderstraatnaam dus ingevoegd]

Als je ons je straatnaam meedeelt, zorg ik dat je pakketje zo snel mogelijk naar je toe komt.

Alvast heel veel plezier met de producten van [merk] 🙂

Tsja, die fout herstel ik natuurlijk met plezier dus ik mail de straatnaam. Waarna ik drie dagen mag wachten op de volgende reactie:

Hoi Hans,

Bedankt voor je volledige adres.

We sturen je bestelling zo snel mogelijk op.

Geniet van de producten van [merk]!

Nog eens twee dagen later volgt dan een mailtje “Je bestelling is onderweg. Volg je verzending om de bezorgingsstatus te zien. Etc.”.

Eind goed al goed. Nu de kansen voor verbetering voor deze ondernemer.

Vang fouten af! Verbeterkans 1 tot 5

Tuurlijk had ik zo helder moeten zijn om een adres in te vullen maar blijkbaar bij het automatisch invullen van de velden in het formulier was de straatnaam niet goed gegaan. Zou daar al een foutje kunnen zitten in het webformulier? Verbeterkans 1.

Voor de mensen die het formulier handmatig invullen kan je als ondernemer postcode en huisnummer in laten vullen waarna de straatnaam automatisch invult. Zo geeft je impliciete feedback naar de klant dat de ingevulde gegevens wel of niet goed zijn. Een afwijkende straatnaam bij een foute postcode valt immers op. En een verkeerd huisnummer zou ook nog uit kunnen vallen omdat die niet combineert met de postcode. Verbeterkans 2.  

Bij het verzenden van het formulier kan je nog checken of alle velden goed zijn gevuld en dan de klant dit laten aanvullen. Verbeterkans 3.

Als een order in de wachtrij komt (zie mail 1) kan je orders die ‘te lang’ in de wachtrij staan laten uitvallen en laten beoordelen door medewerkers zodat je proactief kan herstellen. Verbeterkans 4.

Nu volgt er een keuze moment. 1) vul je het adres zelf aan in de veronderstelling dat postcode en huisnummers kloppen of 2) benader je de klant met een vraag? Hoe dan ook, onderneem actie naar de klant. Wees proactief. Verbeterkans 5.

Betere dienstverlening tegen dezelfde kosten

We zien hier al vijf kansen om de dienstverlening te verbeteren zonder dat dit de organisatie extra op kosten jaagt. Verbeterkans 1 tot en met 3 vraagt om een beperkte inspanning van de developpers. Inspanning 4 en 5 moet de ondernemer nu ook leveren. De enige kostenbesparing treed op als dit stilzwijgen van de uitval toch moedwillig is en schets aan het begin van deze blog geen ironie blijkt te zijn.

Over de doorlooptijden van de reactie en de daadwerkelijke verzending na de laatste mailwisseling laat ik me niet uit. Wil je hier korter op de bal zitten dan kan dit vragen om een aanpassing in de bezetting van de klantenservice en dit kan natuurlijk kosten met zich meebrengen. Wel zit er een risico in de langere responstijden. Omdat de klant al aan het wachten is op de bestelling kan deze ongeduldiger worden en eerder vragen om opvolging waardoor extra kan op herhaalverkeer ontstaat. Dit vraagt op zijn beurt om een extra inzet in bij de klantenservice. Misschien zit dus nog een verbeterkans 6.

Een ongeduldige klant kan je ook nog tegemoet komen door in plaats van ‘zo spoedig mogelijk’ een concrete termijn te noemen zodat de klant weet waar die aan toe is*.

Hoe het dus ook kan

Laten we nu de eerste alinea herschrijven:

Wat doe je als ondernemer als je ziet dat je een order niet kan verzenden? Dan vang je deze orders af en benader je klant proactief met een oplossing. Zo verras je de klant en krijg je dankzij dit kleine foutje de kans om de relatie met je klant te versterken en wie weet volgt dan snel een tweede order! Dan kan je als ondernemer echt gaan relaxen.

*) Goede mails schrijven is een vak en niet alleen een marketing uitdaging om het zo leuk mogelijk te maken. Lees hiervoor de blogs met de tag e-mail.

Image by Penny from Pixabay

Geef klant en medewerker een kans

Mijn dochter deed vandaag de deur open en pakte een pakket aan. Voordat ik bij de deur was, was de bezorger al weer vertrokken. Ik snap het wel. Stel je voor dat je vragen krijgt over de staat van dit pakket:

Wegwezen!

Beter dus maar snel wegwezen want anders kost dit alleen maar tijd. Vanuit het perspectief van de bezorger snap ik dat. En wat moet hij dan? Het pakket weer mee terugnemen? Daar krijgt hij vast niet voor betaald. Dus nee, snel weg en door naar de volgende voordeur.

Organisatieperspectief

Laten we nu eens kijken vanuit het bredere organisatieperspectief. En dit verhaal wordt fictie want de inhoud was gelukkig in orde.

Maar stel dat: De inhoud zou beschadigd zijn. Dan moet de klant dus contact zoeken of het direct retour sturen. In het eerste geval heeft de organisatie de kosten van dit klantcontact. In het tweede geval de extra kosten van de retourzending. In beide gevallen een klant die een slechte score zal geven als je hem de ‘Customer Effort Score*’ laat invullen. En ook in beide gevallen daarmee waarschijnlijk meer kosten dan als de bezorger gelijk ter plekke de zending retour had genomen. Dan moet de bezorger hier wel de ruimte voor krijgen. Zo kan hij de klant de kans geven op een veel betere klantervaring.

Wie verantwoordelijk voor het pakket?

Boeiende vraag is nu waar in deze keten de verantwoordelijkheid ligt om deze ruimte te geven aan de bezorger en daarmee aan de klant voor een makkelijke snelle oplossing. De vervoerder (DHL in dit geval), het retailplatform (bol.com zoals duidelijk herkenbaar is aan de doos) of de retailer (in dit geval ook bol.com)?

Hoe het ook had gekund?

“Meneer, zoals u ziet is de doos erg ingedeukt. Ik kan me vorostellen dat u graag zeker wilt weten dat de inhoud niet beschadigd is. Als u wilt kan ik wachten terwijl u het controleert. Dan kan ik het eventueel gelijk weer meenemen.”

Gelukkig had ik dan met de bezorger kunnen constateren dat het pakket verder in orde was. Hij is gerustgesteld en ik ben blij met deze interactie. De uitdaging was nog wel geweest mijn dochter, van nature nieuwsgierig, weg te krijgen omdat anders de verassing voor de verjaardag weg zou zijn maar dat is een probleem van een andere categorie.

*) Customer Effort Score of CES is een klantfeedback metric. Meer over klantfeedback is te lezen in de archiefkast.

Videobellen kan realistischer

Al voor de Covid pandemie was videobellen als ‘kanaal’ in opkomst. Daarbij liepen banken voorop. Nu we meer en meer gewend zijn aan Teams en Zoom op het werk of videobellen via WhatsApp, Facebook enzovoort kijkt TNO al weer naar de volgende ontwikkling. Ze onderzochten de verschillende vormen van beeldbellen met een hele bijzondere doelgroep, mensen met dementie.

„Als iemand levensgroot zichtbaar is en het scherm op een logische plek in de ruimte staat, komt die persoon veel echter over dan via een klein scherm met alleen een hoofd. En dan gebruikten we hier nog niet eens augmented reality maar gewoon Teams, een van de video-belprogramma’s die sinds de pandemie enorm veel gebruikt worden.”

Hans Stokking, mediaonderzoeker bij TNO in NRC

TNO heeft onderzocht hoe virtuele communicatie realistischer kan worden gemaakt en hoe augmented reality (AR) kan bijdragen aan gevoelens van verbondenheid. Het onderzoek omvatte een samenwerking met MeanderGroep Zuid-Limburg, een organisatie voor ouderenzorg, om te kijken naar de effecten van augmented reality op eenzaamheid onder ouderen. Ook keek TNO naar de toepassing in de eigen kantooromgeving.

Presence

Het begrip presence staat centraal in het onderzoek, waarbij spatial presence verwijst naar het gevoel van aanwezigheid in de ruimte en social presence verwijst naar het gevoel van in contact zijn met anderen. Het onderzoek toonde aan dat de kwaliteit van de verbinding, inclusief audio- en videokwaliteit, van invloed is op de presence.

Hoewel de kwaliteit van de AR-verbinding nog verbeterd moet worden, blijft het gevoel van aanwezigheid en contact opmerkelijk constant, wat suggereert dat AR in de toekomst een grote bijdrage kan leveren aan het verminderen van eenzaamheid. AR zou ook een belangrijke rol kunnen spelen bij de zorg voor ouderen met dementie, die vaak onrustig en angstig zijn, en artsen die ver moeten reizen voor bezoeken aan patiënten.

AR kan in de toekomst betaalbaarder, kleiner en lichter worden, omdat grote fabrikanten zoals Meta en Microsoft en chipmaker Qualcomm aan de ontwikkeling werken. Met deze ontwikkeling biedt dit naast kansen in de zorg ook extra mogelijkheden voor ‘gewoon’ klantcontact.

Lees het volledige artikel bij NRC

Klantcontact van webshops in het nieuws: En dat is niet positief

Sommige dingen lijken nooit te veranderen. Als klantenservices in het nieuws komen is het meestal geen goed nieuws. Zo ook deze keer. De NOS onderzocht de websites van 100 webshops in de Twinkle Top 100. Twaalf van de webwinkels hadden niet, zoals wel wettelijk verplicht is, geen telefoonnummer op de website.

Contactgegevens zoals het telefoonnummer en e-mailadres dienen op een duidelijke en begrijpelijke wijze verstrekt te worden. Webwinkels houden zich dus niet aan de regels als de consument deze gegevens niet makkelijk kan vinden. Zo worden telefoonnummers weggestopt in de algemene voorwaarden, of pas verstrekt na een chatgesprek.

NOS.NL

Argument voor het niet prominent vermelden van een telefoonnummer zijn de beschikbaarheid van andere contact kanalen zoals chat of via messenger. Vanuit Thuiswinkel.org wordt geargumenteerd dat het voor organisaties ook een uitdaging kan zijn om de bereikbaarheid goed op orde te hebben bijvoorbeeld in de schaarse arbeidsmarkt.

Natuurlijk, goede dienstverlening kost geld. Maar laten we wel wezen, een klant met een orderwaarde van 850 euro een maand laten wachten op een antwoord op een e-mail is ronduit een signaal van een slecht georganiseerde klantenservice en dat kost nog meer geld. Bijvoorbeeld door herhaalcontact, het waterbedeffect (klanten benaderen op meerdere kanalen als ze geen antwoord krijgen) en onvrede die niet direct bijdraagt tot loyaliteit of herhaalaankopen.

Natuurlijk kan je loyaliteit afdwingen met een tegoedbond in plaats van een refund zoals in de geschetste situatie. De vraag is of die heel duurzaam is. Afijn die 850 euro hebben ze dan toch maar mooi gescoord.

Een goede voicemail inspreken: Wees voorbereid met deze 9 tips

Tijdens een recente training was er een medewerker die een hekel had aan de voicemail inspreken: “Ik ga altijd hakkelen”. “Ik weet niet goed wat ik moet zeggen”.

Daarmee gaf deze ervaren klantcontactmedewerker gelijk de oorzaak aan en daarmee ook een voorzet voor het antwoord. Zorg dat je voorbereid bent om een voicemail in te spreken als je met klanten belt!

In deze blog 9 tips om te helpen bij het voorbereiden van de voicemail.

Tip 1: Houd er altijd rekening mee!

Natuurlijk bel je een klant altijd vanuit het idee dat je de klant persoonlijk te spreken krijgt. Daar bereid je jezelf op voor door de relevante informatie op te zoeken. Terwijl je dat doet, houd er dan ook rekening mee dat terecht kan komen in de voicemail.

Het klinkt vanzelfsprekend om je voor te bereiden maar zeg eens eerlijk: Hoe vaak laat jij je toch verrassen door een voicemail?

Doe dit ook als je met de klant hebt afgesproken dat je om drie uur ’s middags terugbelt. Ook al bel je exact op tijd, je weet nooit of er bij de klant iets tussen is gekomen waardoor ze toch niet aan de telefoon kunnen komen.

Tip 2: Maak een pakkende opening

Natuurlijk benoem je wie je bent en waarom je belt (zie volgende tip ‘Wat wil je bereiken’). Formulier de reden vanuit klantbelang zodat ze zich direct betrokken voelen bij het bericht.

Tip 3: Wat wil je bereiken?

Misschien triviaal: Denk bij de voorbereiding goed na wat je met de voicemail wilt bereiken. Net als bij het schrijven van een e-mail kan je gesproken boodschap verschillende doelen hebben. Bij teksten zijn dit:

  • Informeren
  • Verklaren
  • Opiniëren
  • Overtuigen
  • Activeren
  • Amuseren

Voor een korte voicemail lenen zich vooral drie doelstellingen: Informeren (“Uw pakketje is onderweg en kunt u morgen verwachten”), verklaren (“De levering was vertraagd door een te kort aan onderdelen”) en activeren (“In uw e-mail ontvangt u een code om uw pakketje te volgen. Gebruik die zodat u de levering niet hoeft te missen”). In dit derde voorbeeld is de eerste zin nog informerend. Het stukje na ‘zodat’ in de tweede zin is deels nog overtuigen, of enthousiasmeren.

Opiniëren, overtuigen en amuseren lenen zich minder goed voor een voicemail omdat hierbij de reactie van de klant belangrijk is om te toetsen of de doelstelling gehaald wordt.

Tip 4: Houd het kort…

Maak er geen podcast van. Als de klant al liefhebber is van podcasts, dan hebben ze waarschijnlijk wel hun favoriete onderwerpen. Hoe groot is de kans dat jouw voicemail in die categorie past?

Tip 5: …en kies

Mocht je voor het telefoongesprek meerdere onderwerpen met de klant willen bespreken? Doe dit dan niet in de voicemail. Grote kans dat je de klant dan wil activeren om terug te bellen. Bedenk goed welke de klant waarschijnlijk het belangrijkste vindt en waarmee je hem dus het beste kan ‘overtuigen’ om in actie te komen.

Tip 6: Spreek duidelijk en verstaanbaar

Mogelijk dat je normale spreektempo bij persoonlijk contact geen problemen oplevert. Bedenk dat de klant bij een voicemail niet kan terugkoppelen als je iets niet duidelijk hebt uitgesproken. Praat daarom langzamer dan je gewend bent en articuleer nadrukkelijker. Wat voor jou als overdreven kan voelen is vaak voor anderen nog heel normaal maar daarmee wel duidelijker en verstaanbaarder dan je standaard spreekstijl.

Deel je een telefoonnummer of ordernummer? Lees dit dan rustig cijfer voor cijfer zodat de klant de kans krijgt mee te schrijven.

Tip 7: Voorkom herhaling, tenzij het cruciaal is

Het volgt al uit tip 4 en 5. Voorkom herhaling. Je maakt de voicemail of onnodig lang. Of je had in dezelfde tijd meer informatie kunnen verpakken maar dit is tegenstrijdig met tip 5. Dus: je maakt de voicemail onnodig lang.

Er zijn uitzonderingen op de regel ‘Voorkom herhaling‘ en dat is als je informatie verstrekt die cruciaal en gedetailleerd is. Denk aan tijdstippen voor een afspraak of een telefoonnummer waarop je te bereiken bent. Door aan het einde die cruciale informatie te herhalen is de kans groter dat de klant de informatie onthoudt.

Ook is er de kans dat de klant mee wilde schrijven of mee heeft geschreven. De informatie herhalen biedt de kans de opgeschreven informatie te controleren of aan te vullen. Zo maak je het de klant makkelijk en voorkom je dat ze misschien de boodschap een tweede keer moeten luisteren.

Tip 8: Denk aan je ‘call to action’

Heb je bij je doelstelling bedacht dat je wilt dat de klant iets doet? Zorg dan voor een duidelijke call to action. Uit het voorbeeld bij tip 2 is dit de “Gebruik die…”. Je wilt immers dat de aflevering een succes is om verdere verstoring van de levering te voorkomen!

Tip 9: Zorg voor een vangnet

Mocht ondanks alle voorbereiding en het toepassen van tip 1 tot en met tip 8 de klant toch nog met vragen blijven zitten, dan zorg je natuurlijk voor een vangnet. Maak dus duidelijk hoe de klant jou kan bereiken. Moeten ze het algemene nummer bellen of heb je een direct nummer? Kunnen ze naar jou vragen of borg je dat collega’s de klant ook kunnen helpen?

Een goed voicemail vraagt voorbereiding (en oefening)

Als je dit zo op een rijtje zet zie je dat er best veel is waar je rekening mee moet houden bij het inspreken van een goede voicemail. Het is niet verwonderlijk dat, als je onvoorbereid een voicemail treft, je gaat hakkelen en even niet meer weet waar te beginnen.

En de klantenservicemedewerker van de training? Die hebben we, samen met de acteur, een paar keer een voicemail laten voorbereiden en oefenen. Dat is misschien de tiende tip: Oefen dit een paar keer en het gaat steeds gemakkelijker.

Foto door Torsten Dettlaff

Meer weten?

Lees verder, zie hieronder de meest gelezen berichten. Wilt u meer weten over trainingen voor effectiever klantcontact? Doe verder inspiratie op met mijn blogs of neem contact op

Hoe om te gaan met klanten die zeuren?

Soms, als je naar medewerkers van een klantenservice luistert, is zeuren een tweede natuur van klanten. Als je het artikel ‘zeuren is besmettelijk’ in de Standaard (achter log in of via Blendle) leest, leer je dat hier een kern van waarheid in zit. Het artikel verklaart waar dit zeuren vandaan komt en ook wat je er tegen kan doen. Hieruit heb ik enkele tips vertaald naar de klantenservice omgeving.

We onthouden het negatieve

Een reden voor het zeurgedrag is dat we negatieve ervaringen makkelijker onthouden. Negatieve ervaringen gaan rechtstreeks naar het langetermijn­geheugen, positieve ervaringen moeten een omweg maken.

Elke Van Hoof, psychologe aan de VUB zegt daarover in het artikel: “‘Een positieve ervaring moet je 10 minuten lang ervaren voor ze opgeslagen wordt in je lange­termijngeheugen.  Er is een truc om je brein te helpen om meer positieve ervaringen op te slaan: als je moet lachen of je maakt iets leuks mee, sta daar dan even bij stil, en tel tot tien voor je weer iets anders gaat doen.”

Een telefoongesprek 10 minuten lang laten duren lukt waarschijnlijk niet bij de klantenservice. Het trucje kan je natuurlijk wel toepassen door ene positieve ervaring in het gesprek met de klant te benoemen zodat deze zich daar ook bewust van wordt!

Grappig genoeg tonen we vaak wel empathie bij een negatieve ervaring, maar hoe vaak benoemen we een positief moment in het gesprek?

Een tip die ik hier nog aan toe wil voegen is om het gesprek ook positief af te sluiten. De ervaring aan het einde overheerst namelijk in de beeldvorming over een gebeurtenis. Bij de customer journey kennen we dit als ‘peak-end’ rule. De wetenschappelijke verklaring hiervoor geeft Daniel Kahneman in zijn boek ‘Ons feilbare denken’ (bekijk het boek of lees het artikel 2 x2 = ….: Schrijven om makkelijk te lezen voor een eerste introductie).

Taalgebruik

Een tweede aspect wat het artikel aanhaalt is dat ons taalgebruik. Bram Vervliet, psycholoog aan de KU Leuven en auteur van Waarom we bang zijn zegt daarover: “‘Het kost meer moeite om een vrolijk antwoord paraat te hebben. Uit onderzoek blijkt dat we meer en sterkere woorden hebben voor negatieve ervaringen dan voor positieve. Ook daar kun je ­bewust mee omgaan. Andere woorden plakken op wat je meemaakt, verandert ook je beleving.”

Zie hier de uitdaging om positief taalgebruik toe te passen in de communicatie. Benoem bijvoorbeeld wat wel kan, in plaats van iets dat niet kan.

Versterkend effect positief benutten

Ons brein bevat ook nog eens een versterker die het negatieve versterkt. Het goede nieuws is, dit doet het ook met het positieve. Die versterker is het reticulair activatiesysteem (RAS).”Van Hoof daarover in het artikel: “Het RAS is je filter. Het beslist welke ­onderdelen van de realiteit belangrijk zijn. Als je hebt lopen zeuren, focus je meer op de negatieve dingen. Als je net een ­enthousiasmerend gesprek hebt gehad, zie je meer kansen.”

Wees bewust van je reactie

Het gedrag van de kan je niet veranderen, op zijn hoogst beïnvloeden. Dus als een klant (of collega zeurt) wees je daarvan bewust en ga er niet automatisch in mee. Probeer het om te buigen en dat kost moeite. Neem de tijd om over je reactie na te denken. Deze tijd kan je kopen door wel eerste empathisch te reageren “Dat klinkt vervelend.” en dan met een positief frame op te volgen “Laat we eens kijken wat ik kan doen. Of bij een collega die ‘zeurt’ over tegenslag: “Dat klinkt als een pittige dag, ik hoop dat je straks iets leuks in het vooruitzicht hebt?”

Denk van te voren eens na over dit soort frases. Dan kan je ze in een gesprek makkelijker oproepen.

Luisteren

En, misschien had ik daar wel mee moeten beginnen: Probeer niet het zeuren te negeren. Dan voelt de klager zich niet gehoord en kan er juist een verwijdering ontstaan tussen jou en de klager. Bovendien is nooit zeuren ook niet natuurlijk. Luister, toon belangstelling (zonder dus in de klaagzang mee te gaan). Waar komt het gevoel bij de ander vandaan? Wat zit er achter? En ja, dit vul je binnen een ‘klantcontactgesprek’ mogelijk wat compacter, pragmatischer in dan in een persoonlijk gesprek met een collega of zelfs een naaste. De essentie is en blijft gelijk: Luister naar de ander!

Oefen en lach

Laat je niet verrassen en oefen de in dit artikel genoemde tips. En je zal zien, dat je ze een paar keer moet toepassen voordat het minder moeite kost. En geheid dat het nog een keer fout gaat maar bedenk dan dat je al die keren dat het goed ging je waarschijnlijk niet hebt onthouden. Dit betekent dat deze keer dus een uitzondering vormt. Lach erom, eventueel met een paar collega’s: “Wat me nu toch overkwam…”. En tel tot tien voordat je weer doorgaat met het volgende gesprek.

Foto is een bewerking van een foto door Andrea Piacquadio

« Oudere berichten Nieuwere berichten »

© 2024 Begin bij de klant

Thema gemaakt door Anders NorenBoven ↑