Tag: Luisteren

De medewerker staat niet alleen

Binnen de verpleeghuiszorg neemt de druk op de medewerkers steeds verder toe. Covid zorgt voor extra werk en verhoogd verzuim in een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Teams zijn sterk afhankelijk van de inzet van flexmedewerkers. De in het kwaliteitskader verpleeghuiszorg gewenste personele bezetting is voor veel organisaties niet meer houdbaar. Dit alles vraagt om medewerkers en teams die prettig en effectief met elkaar samenwerken in het belang van de bewoners. Communicatie (zowel verbaal als non-verbaal) speelt een belangrijke rol. Op LinkedIn ontvingen we vorig jaar op een eerder geschreven artikel zo veel leuke reacties, dat we dit idee verder hebben uitgewerkt naar een praktische aanpak.

DRIE KNELPUNTEN

Hieronder schetsen we hoe een individuele medewerker om kan gaan met drie voor iedereen zeer herkenbare knelpunten binnen verpleeghuizen:

  • Communicatie vindt vaker ongepland dan gepland plaats
  • Communicatie wordt ‘ongericht’ ingezet
  • Het is moeilijk altijd bewust met het gesprek bezig te zijn.[i]

Als je voor je eigen organisatie in kaart wilt brengen hoe je scoort op deze drie knelpunten, zien wij drie relevante niveaus om dat op te doen. Het niveau van:

  • De medewerker in contact met de bewoner en naasten
  • Het team in contact met elkaar en vanuit het team naar bewoners en naasten
  • De organisatie, het niveau waarop met beleid en werkprocessen medewerkers en teams worden ondersteund in de communicatie onderling en met bewoners en naasten.

In dit artikel lichten we de drie knelpunten kort toe om te kunnen bepalen waar de winst ligt als je aan de slag gaat met het oplossen van de knelpunten.

OOK ONGEPLANDE COMMUNICATIE DIENT EEN DOEL

Alle communicatie dient een doel, ook het informele praatje in de wandelgangen. Alleen spreken we dit doel, als we ons er al van bewust zijn, zelden tot nooit expliciet uit. Het risico hiervan is dat relevante informatie wordt gemist en dat dit op een later moment problemen oplevert. Bijvoorbeeld als een contactverzorgende afspraken maakt die vervolgens niet bekend zijn bij andere verzorgenden.

Denk aan een familielid dat gedag zegt in de gang. Dit familielid wil in ieder geval teruggegroet worden, zodat ze zich gezien voelt. Als een familielid een medewerker expliciet aanspreekt, is dat met een ander doel en moet een medewerker er oog voor hebben dat alleen teruggroeten niet voldoende is.

WINST MET EFFECTIEVE COMMUNICATIE

Wat als je nu geen tijd hebt voor het familielid omdat op een kamer een alarm afgaat? Dit betekent dat je als medewerker het doel hebt om het gesprek zo snel mogelijk af te ronden. Hoe verhoudt dit zich tot de bedoeling (de behoefte) van het familielid? Simpel roepen “Geen tijd want er gaat een alarm!” is niet afdoende. Dan maakt het familielid zich misschien zorgen of het niet over de eigen moeder gaat. Of misschien wilde het familielid zich verontschuldigen omdat ze in het toilet op de kamer aan het alarmkoordje had getrokken in plaats van het lichtkoordje.

Wat als je huiskamermedewerker/gastvrouw bent en uit de openingszin van het familielid blijkt al dat de vraag bedoeld is voor de contactverzorgende? Denk je dan “Niet mijn pakkie an?” en zeg je dat in iets nettere bewoordingen? Of kan je anders, effectiever, communiceren?

NOODZAKELIJKE VAARDIGHEDEN

Bij ongeplande communicatie zijn vaardigheden noodzakelijk zodat de medewerker:

  • zich bewust is dat dit contact een doel dient voor zichzelf én voor de ander en onderzoekt hoe beide doelen gecombineerd kunnen worden als resultaat van dit gesprek;
  • het gesprek correct en effectief voert in lijn met de beide, mogelijk conflicterende, bedoelingen;
  • als onderdeel van het team weet welke afspraken er zijn over communiceren met bewoners en naasten en in staat is om deze na te komen;
  • snapt wat de organisatie van hem of haar verwacht en zich voldoende ondersteund voelt.

GOEDE SAMENWERKING BINNEN DE TEAMS

De samenstelling van je team en de samenwerking tussen de teamleden heeft invloed op de communicatie. Wat als een medewerker een vraag krijgt die is bedoeld voor een collega? Natuurlijk kan je afspreken dat je snel doorverwijst. Toch is het vaak effectiever om door te vragen. Wie weet welke relevante informatie naar boven komt (zie ook bovenstaand voorbeeld met het lichtkoordje).

  • Misschien is een deel van de vraag of een deel van het probleem meteen al te adresseren?
  • Moet er nu iets gebeuren of kan het wachten tot een volgend bezoek van de familie?
  • Verwacht de klant een actie van de medewerker of vindt de klant het prettiger zelf de juiste medewerker te benaderen?

En zo zijn er nog diverse vragen te stellen. Beter is om af te spreken dat de persoon die als eerste contact heeft zo veel mogelijk relevante informatie verzamelt. Spreek ook af hoe je die informatie vastlegt, zodat andere collega’s die kunnen benutten.

BENUT TALENTEN EN LUISTERVAARDIGHEDEN

Medewerkers hebben verschillende talenten qua communicatie. Door die van elkaar te kennen, kan iedereen deze sterke punten optimaal benutten. Wat als een bewoner opeens begint over dat boekje met haar wensen rondom het sterven? Of als een bewoner of een familielid een vraag stelt over de ZZP-indicatie? Zoekt de bewoner of het familielid een inhoudelijk antwoord, is er behoefte aan ondersteuning op meer procedureel niveau of is er alleen behoefte aan een luisterend oor, aan empathie?

Je legt snel onbewust de link tussen het inhoudelijke onderwerp en de gewenste luistervaardigheid: Een gesprek over sterven vraagt om empathie. Op de vraag over de ZZP indicatie geef je een inhoudelijk antwoord. Is dat terecht? Misschien heeft de bewoner nu juist behoefte aan een rationeel feitelijk gesprek over de wensen rondom het sterven. Wie weet is een empathische reactie nodig bij de ZZP-vraag omdat de bewoner of familie geconfronteerd wordt met de gevolgen van de ziekte.

De bewustwording bij de medewerker dat je niet te snel een aanname doet en eerst doorvraagt,  helpt om het gesprek goed te voeren. Het kan ook betekenen dat het effectiever is een collega erbij te vragen omdat die de benodigde vaardigheden beter heeft ontwikkeld.

ONDERLINGE COMMUNICATIE

Goede samenwerking binnen een team vraagt om effectieve communicatie. Denk aan het bewust bezig zijn met de informatie die collega’s onderling willen of moeten delen. Dit speelt natuurlijk tijdens de geplande overdracht. Maar hoe vaak dragen we ongepland en ongestructureerd informatie over? Controleren we dan of deze informatie correct bij de ander is overgekomen? We kennen allemaal het spelletje waarbij je in de kring een boodschap aan elkaar moet doorvertellen. De inhoud van de boodschap verandert negen van de tien keer bij zo’n rondgang. En bij dit spelletje gaat het alleen over de feitelijk uitgesproken informatie. Normaal gesproken speelt ook de bedoeling van de spreker en de perceptie en interpretatie van de luisteraar een grote rol.

DE JUISTE OMGEVING

Bewustwording bij medewerkers en de kennis en vaardigheden van medewerkers zijn belangrijk. Het derde niveau is de organisatie die de juiste omgeving voor medewerkers en teams schept voor effectieve communicatie. Dit niveau behandelen we in een volgend artikel waarin we onder meer aandacht besteden aan de invloed van de organisatiecultuur.

WEET WAT JE ALS EERSTE AANPAKT

Drie knelpunten op drie niveaus betekent negen uitdagingen om aan te pakken.

Dit roept de vraag op ‘Waar te beginnen?’ We hebben een scan ontwikkeld om dit in kaart te brengen. Wil je direct starten met een verbeterslag, begin dan op het eerste niveau met een training van medewerkers. Onze ervaring leert dat dit altijd iets oplevert. Dit effect wordt groter als een dergelijke training goed wordt ingebed met ondersteunende activiteiten op het niveau van het team en de organisatie. Denk daarbij aan een goed werkend ECD, coaching on the job, brieven-/e-mailtemplates, afspraken over registraties en inzicht in elkaars luisterprofielen, sterke en minder sterke punten.

Spreekt dit je aan en vraag jij je af waar het potentieel zit van jouw medewerkers, teams of organisatie? Dit brengt onze scan in kaart en met de uitkomsten bepaal je zelf waar je mee aan de slag wilt (of moet(-;) en waar onze aanpak je kan ondersteunen. Of zet je liever direct een training in, omdat je al weet waar het aan schort? Bel of stuur ons een DM! Dan bespreken we in een gesprek wat het beste past.

Over de auteurs

Mariëlle Wiltenburg is partner bij Dock4Advies en krijgt energie als ze samen met professionals in de zorg op zoek kan naar mogelijkheden om de zorg voor cliënten te verbeteren. Ze ziet daarbij het belang van communicatie iedere keer opnieuw en pakt dit binnen teams op waar mogelijk.

Hans Kardol helpt via Cvision organisaties om de interactie tussen organisatie en hun klanten te optimaliseren in de driehoek mensen, organisatie en techniek. Daarbij staat hij met regelmaat voor de groep om trainingen te geven in communicatievaardigheden. Dit doet hij ook binnen de zorgsector. Deze trainingen voor de zorg zijn geaccrediteerd door KABIZ en V&VN.

[i] In het eerdere artikel spraken we van de uitdaging om onbevooroordeeld het gesprek in te gaan. Hier kijken we breder: Ben je bewust met de communicatie bezig of laat je de communicatie onbewust beïnvloeden door vooroordelen, filters, voorkeursstijlen, etc.?

Digital human en empathie

Op zondagavond 7 november zond de VPRO de tegenlicht documentaire ‘De digimens’ uit, de digital human. Welke rol speelt empathie bij de interactie tussen mensen en de digitale gesprekspartner? Wat zijn de voordelen maar ook de (maatschappelijke) nadelen van inzet van de digital human?

Natuurlijk is de ontwikkeling en de inzet van robotica in klantcontact niet nieuw meer. Inmiddels heeft het gros van de consumenten wel een keer ervaring opgedaan met een chatbot. De voorbeelden uit de zorg in deze docu gaan een stap verder.

Bekijk uitzending online (tekst loopt door onder video)

De beperking van een robot

Wat opvalt bij de cliënt die de robot ‘gebruikt’ is dat de dialoog nog ongelijk is. De robot spreekt, de cliënt moet antwoorden geven op een scherm. Daarmee zie je ook dat de client dus naar het scherm kijkt en niet naar de ‘expressie’ van de robot.

Hier zie je duidelijk dat de praktijk van alledag nog niet zo ver is al de hoogwaardige visuele voorbeelden die in de documentaire ook gebruikt worden. Deze voorbeelden zijn mooie artist impressions of toepassingen in een lab omgeving.

Ook heeft een robot (nog) een fysieke beperking. Deze is nog niet overal inzetbaar. Niet in de laatste plaats omdat de hardware zorgt voor een kostenaspect en een beperking in de schaalbaarheid qua aantallen. Hier komt de ‘digital human’ om de hoek kijken die alleen gebonden is aan een scherm of projectie-mogelijkheid.

Vrijheden

Hoewel een digital human dus vrijheden biedt is het interessant om te zien hoe (voor)oordelen toch nog een rol spelen bij het kiezen van een passende digitale vorm. Zo zegt een van de mensen in de documentaire bij zorg te denken aan een vrouw. Dit is een stereotypering waar we als mens blijkbaar nog niet overheen kunnen stappen. Qua uiterlijk helpt de techniek vooroordelen te vermijden door een raciaal agnostisch uiterlijk te bieden blijkt uit de documentaire.

Het gevoel achter de vraag

In klantcontact kennen we het fenomeen ‘de vraag achter de vraag’. Vanaf nu kunnen we daaraan toevoegen het ‘gevoel achter de vraag’. Techfilosoof Alix Rübsaam geeft aan dat de huidige stand der techniek het mogelijk maakt dat mensen gehoord worden. Iemand luistert naar je en je krijgt antwoord (zie het Zweedse voorbeeld van Betsy in de documentaire). Zoals Alix aangeeft is de reactie echter de uitkomst van een som waarvan de mens de input geeft. Is dit spel van actie en reactie voldoende? Volgens Alix als het gaat om klanten het gevoel te geven gehoord te worden wel. Die illusie van gehoord worden ontstaat doordat de reactie van de computer past bij wat we verwachten of misschien zelfs willen horen. Zeker als de computer daarbij het voordeel heeft dat die alle tijd voor je kan hebben waar een medewerker tijdsdruk voelt. Dit is nog niet het ‘echte gehoord’ worden waar een mens invulling aan kan geven.

Het risico van de uitval of bias

De techfilosoof stipt ook aan dat de inzet van AI een risico met zich meebrengt. Hoe zorg je ervoor dat iedereen een gelijke kans heeft in het gebruik van AI? En hoe voorkom je dat de AI niet alleen doorontwikkeld op wat wel werkt en niet daarmee een extra drempel opwerpt voor mensen die uitvallen.

Interessant is te zien hoe ontwikkelaars en beleidsmaker bij een Nederlandse zorginstelling samen besluiten over hoe de digital human eruit zou moeten zien (raciaal agnositisch maar wel vrouw) en moet klinken. De groep is erg ‘wit’ en vermoedelijk ook hoogopgeleid. Dit roept de vraag op in hoeverre ze representatief is voor de doelgroep, de klanten van de zorginstelling. Een vraag die tegen het einde van de docu nog wordt beantwoord (-;.

Doen alsof

Uiteindelijk zit de essentie erin dat een van de eigenschappen van mensen is dat we empathie kennen. Zoals de van Dale het omschrijft:

empathie (de(v.)) het zich inleven in de belevingswereld van anderen, het zich kunnen verplaatsen in de gevoelens of gedachtengang van een anders

Dit is iets wat de computer per definitie niet kan. De computer kan op zijn hoogst het reacties laten zien die suggereren dat de computer empathisch is omdat dit de reacties zijn die we kennen van mensen die empathisch reageren.

Daarmee doet de computer dus per definitie ‘alsof’. De computer kan dit ook heel efficient doen maar het blijft nep en de computer wordt zeker geen mens. Dat is de reden waarom techfilosoof Vincent Müller moeite heeft met de term ‘Digital human’.

Bijvangst

Interessant is het punt dat Müller aanstipt dat bij interactie tussen zorgpersoneel en cliënten er ook sprake is van een vorm van bijvangst. De cliënt kan iets vertellen wat niet direct past in het ‘standaard verhaal’ maar wat vanuit zorg wel relevant is. Hoe pikt de AI dit op als deze techniek daar niet in getraind is? We moeten er niet aan voorbij gaan dat ook medewerkers dit soort signalen niet altijd oppikken. Zeker als de communicatie ad hoc is (zie ook het artikel over ‘communicatie doe het structureel‘ in de zorg).

De maatschappelijke vraag

Een andere vorm van bijvangst is een belangrijk maatschappelijke vraagstuk. Als je erin slaagt bepaalde taken te automatiseren, zet je dit dan in om de mens weg te automatiseren of zoek naar een andere toepassing van de vrijgekomen arbeidskrachten? Hierin is de bijvangst, of soms zelfs het hoofddoel, het bedrijfseconomische resultaat. De woordkeuze van Müller maakt duidelijk waar zijn voorkeur ligt.

De ‘down side’ van mensen

Het is mooi hoe de makers tegenover de negatieve aspecten die Müller benoemt het perspectief van de Zweedse wetenschapper tegenoverzetten. Ook de mens heeft ‘slechte kanten’ die zij gezien heeft als vluchteling uit Bosnië. Ook laten de makers de wetenschapster uit Hong Kong reflecteren op de vooroordelen bij mensen en de beperkingen die dit met zich meebrengt zoals ik hierboven schetste.

De risico’s van data

Tot slot roept het gebruik van digital humans nog de vraag op hoe we omgaan met de data die digital humans verzamelen. Deze data is nodig om de AI te kunnen laten leren dus zonder verwerking van data kan per definitie niet. Ook kan een systeem meer data tegelijk processen en gedetailleerder verwerken dan een mens. Dit roept verschillende ethische implicaties op.

Uiteindelijk is de virtuele agent beter

In 2018 schreef ik samen met Jan van der Weijden een artikel waarin we betogen dat (op termijn) de computer beter wordt in klantcontact dan een mens. Ons argument? Een AI-agent kan veel sneller leren op basis van veel meer data dan dat een menselijke agent dat kan. Daarmee is de computer veel beter in staat om ‘passende reacties’ te produceren. De computer wordt daarmee zo goed in het doen alsof dat de computer daarin beter presteert dan een mens. Al is het maar dat een mens met zijn beperkingen om te beginnen eerst de signalen moet kunnen oppikken om passend te kunnen reageren.

Natuurlijk is ons artikel bedoelt om het vraagstuk op scherp te zetten. Het is aan de lezer om dan na het lezen achter de titel ‘Uiteindelijk is de virtuele agent beter’ een uitroepteken (!) of een vraagteken (?) te plaatsen. Ik ben benieuwd wat het bij u wordt na het zien van de documentaire en het lezen van het artikel uit de archiefkast.

Please wait while flipbook is loading. For more related info, FAQs and issues please refer to DearFlip WordPress Flipbook Plugin Help documentation.

Afbeelding boven het bericht Gerd Altmann from Pixabay

Verder lezen? Klik op bovenstaande tags voor gerelateerde berichten of browse door de meest gelezen berichten hieronder.

Na 35 minuten wachten ophangen bij klachtenlijn

In de Opinie en Debat bijlage van NRC schrijft journaliste Froukje Santing over haar bezoek aan haar buurtsuper. Ze voelt zich er niet prettig omdat: “Een belangrijk deel van de klanten, net als de vakkenvullers, droegen hun mondkapjes onder hun kin of zetten helemaal geen mondkapje op.”

Eigenlijk wil ze er niet over klagen, want: “Niet omdat mijn klacht niet terecht was, vond ik, maar omdat ik mezelf dan uitleverde aan het onuitstaanbare kamp van moralisten. Er werd al zoveel geklaagd over dat verrekte virus en alle rimpelingen erom heen.”

Daarbij komt dat ze haar buurtsuper als multiculturele smeltkroes duidelijk een warm hart toedraagt. Dit betekent dat het hoog moet zitten als ze toch besluit te bellen met, wat zij typeert als, de klachtenlijn van dit supermarktconcern. En hier tekent ze de volgende ervaring op: “… , maar daar werkten vast zo weinig mensen dat ik na 35 minuten onverrichter zake ophing.”

Bereikbaar zijn als basis voor een wow

In het vakgebied hebben we de mond vol van Customer Experience en een ‘Wow-ervaring’ maar dit soort berichten maakt helaas inzichtelijk dat:

  • Het nog steeds kan voorkomen dat wachttijden oplopen tot 35 minuten;
  • Er in voorkomende gevallen – het kan immers een keer onverwacht druk zijn – geen drukventiel/overloop is waarin de klant zijn reactie kan achterlaten afgaande op het bericht;
  • Negatieve ervaringen makkelijk de krant halen.

In de perceptie van de klant is het gebelde nummer een klachtenlijn en geen reguliere klantenservice. Dat ze niet bereikbaar zijn en dat ze daar niet gehoord wordt is wrang ook al blijkt dat haar frustratie niet alleen de supermarktketen aangaat. Het is wel een frustratie die ze met de supermarkt wilde deden en die gaf op dat moment niet thuis om naar haar verhaal te luisteren.

Bereikbaar zijn blijft lastig

Dit verhaal haalt de krant maar de ervaring leert dat mevrouw Santing die dag waarschijnlijk niet de enige geweest die onverrichterzake de telefoon heeft opgehangen. Zo zie je dat ondanks alle techniek en digitalisering het nog steeds een uitdaging is om de basis van klantenservice, bereikbaar zijn, op orde te hebben.

De strijd tussen gemak en moeten

Wat heb je eraan in klantcontact?

Herken je dit? Je moet eigenlijk dat ene klusje in huis doen maar hebt geen zin. Wat helpt, is als het een makkelijk klusje is wat je zo gedaan hebt en dan is een klein zetje voldoende om het daadwerkelijk te doen. En andersom: De grote uitdagende klus: je kan niet wachten tot je eindelijk een keer de tijd hebt om dat aan te pakken. Dit is gedrag dat past bij het Fogg Behavior Modell. In deze blog schets ik het model en ik laat zien hoe je het kan toepassen bij klantcontact.

Het Model: B=MAP

Het model helpt verklaren waarom mensen wel of niet in actie komen. Waarom ze wel of niet reageren op een ‘prompt’, een stimulus om iets te doen.

Eerst de formule: B = MAP. Gedrag (Behavior) ontstaat bij een juiste combinatie van de motivatie (Motivation), de mogelijkheid (Ability) en de stimulus (Prompt) die het gedrag triggert.

Fogg Behavior Model (behaviormodel.org)

Als de motivatie hoog is en het gewenst gedrag is makkelijk, dan is zelfs de kleinste prompt (of stimulus of prikkel) al voldoende om iemand in beweging te zetten (rechtsboven in de grafiek). Is de motivatie gedaald tot een dieptepunt, en is wat gevraagd wordt ook nog eens heel moeilijk, dan krijg je iemand met geen mogelijkheid in beweging (linksonder in de grafiek). In het gekleurde gebied, boven de drempellijn, kan je mensen triggeren om het gewenste gedrag te vertonen, in het witte gebied zijn al je prikkels verspeelde moeite.

Ik stap er nu heel makkelijk overeen dat de uitgezonden prikkel natuurlijk wel moet worden opgepikt door de ontvanger maar dat is stof genoeg voor een andere blog.

Het mooie van modellen is dat ze vaak toepasbaar zijn op de wereld om je heen, zo laat ik zoen hoe toenemende concurrentie ervoor zorgt dat dienstverlening makkelijker wordt en hoe digitalisering drempelverlagend werkt. Als laatste schets ik hoe je het model kan gebruiken bij ‘lastige’ gesprekken bij de klantenservice.

Maatschappelijke verandering heeft invloed

Wie gebruik maakt van financiële producten moet zich legitimeren. Daarom kon het vroeger ook niet anders dan dat je op een bankkantoor langs moest om een nieuwe rekening af te sluiten. Als je er nu over nadenkt is dat best omslachtig maar ja, wie wil nu niet het gemak van een bankrekening om je salaris op te ontvangen?

Geld overmaken? Het schijnt dat dat vroeger ging met het invullen van cijfers op een stukje papier, die je vervolgens in een enveloppe moest doen en naar een brievenbus moest brengen. Ook dat klinkt nu omslachtig en dus moeilijk. We zitten dan links in het model. Toch werden die mogelijkheden gebruikt. Blijkbaar was de motivatie van de consument hoog genoeg waardoor deze dienstverlening links bovenin boven de drempellijn uit kwam.

Nu kun je als financiële dienstverlener daar niet meer mee aankomen. De klant wil gemak. Thuis gegevens invullen via website of app en snel een nieuwe rekening afsluiten en gaan gebruiken. Omdat de keuzemogelijkheden groter zijn geworden zal de motivatie om klant te worden bij een specifieke aanbieder zijn afgenomen. Daarom moet het proces van klant worden makkelijker zijn en niet meer de noodzaak hebben om in een filiaal van de bankketen langs te moeten komen.Deze stap in een klantreis is dus verschoven van linksboven naar het midden en naar rechts.

Motivatie kan groeien

Natuurlijk vraagt het scannen van een paspoort met een mobiele telefoon nog steeds om een zekere inspanning maar dat is altijd nog makkelijker dat het paspoort laten zien in een bankfiliaal. Met de toenemende keuze mogelijkheden is de motivatie om bij een specifieke bank klant te worden lager geworden dus moest de inspanning van het aanmelden opschuiven naar rechts.

Sterker nog, het aanmeld gemak kan zo maar het verschil maken in de keuze voor de aanbieder. Dit speelt zeker bij de eerste paar stappen waarin de investering die de nieuwe klant heeft gedaan laag is. Verder op in het proces mogen best de wat complexere stappen zitten omdat met het doorlopen van de eerdere stappen de motivatie onbewust groter wordt.

Stel jezelf de vraag hoe je jouw product of dienst kan aanpassen om de motivatie te verhogen (denk aan computergames die juist door hun moeilijkheidsgraad motiveren) of het gebruik juist te vergemakkelijken.

Maak het makkelijk

Stel u nu de volgende situatie voor: de klant wil een nieuwe keuken laten installeren. Bijvoorbeeld omdat de huidige gedateerd is qua kleurgebruik of omdat een nieuw kookeiland nodig is omdat van gas wordt overgeschakeld op inductie. voor mensen kan het lastig zijn (Ability = Moeilijk) om zich voor te stellen hoe de opbouw (welke kastjes waar) en kleurgebruik uitpakken in de eigen woning. Neem daarbij dat een keuken voor veel mensen een behoorlijke investering is (opnieuw Ability = Moeilijk) en je ziet de uitdaging waar een goede keukenverkoper voor staat.

Om het voorstellingsvermogen van de koper te helpen, wordt meer en meer virtual of augmented reality ingezet. Dit betekent dat een koper thuis met behulp van de smartphone de nieuwe keuken kan zien in het eigen huis. De Ability is opgeschoven naar rechts. En waar je in de echte wereld slechts een klein monster mee kan nemen van verschillende materialen voor de deurtjes kan je in zo’n app zonder moeite spelen met de verschillende materialen, kleuren en combinaties. De ability is nog verder naar rechts opgeschoven.  Voor verkoper blijft nu alleen de prijsperceptie over en hiervoor zijn verschillende overtuigingsprincipes toe te passen (stof voor een andere blog). Voor inspiratie in de eigen woning, probeer de App IKEA Place maar eens uit om te zien hoe een meubel in de eigen kamer past.

Stel jezelf de vraag hoe digitalisering voor jouw dienstverlening kan helpen om het makkelijker te maken.

Het model toepassen in een telefoongesprek

Hiervoor twee voorbeelden hoe digitalisering de inspanning voor klanten verlaagt. Wat kan een medewerker die klantcontact heeft met dit model? Medewerker hebben bijvoorbeeld moeite met gesprekken waarin ze weerstand ervaren. Die weerstand betekent dat een klant iets wil, wat de medewerker niet kan leveren of dat de medewerker iets van de klant nodig heeft waaraan de klant niet mee wil of kan werken.

Je herkent het vast wel vanuit de eigen organisatie. Soms vragen klanten iets wat echt niet kan. Soms vanuit organisatorische kaders maar soms ook vanwege regelgeving. Een cliënt die morgen bij een arts langs wil komen terwijl er een wachttijd is van twee weken (organisatorisch), een beller die informatie wil vanuit een bepaald dossier waarvoor deze beller niet is geautoriseerd (regelgeving), een beller die gratis een vervangende TV/laptop/strijkbout/wasmachine wil nu zijn apparaat de geest heeft gegeven terwijl die al jaren uit de garantie is (organisatorisch). Natuurlijk kan je bij de organisatorische beperkingen kijken of deze weg te nemen zijn maar er blijven altijd situaties over waar je tegen de grenzen van wat mogelijk is aanloopt.

Standpunten herhalen

Natuurlijk, klant is koning en als dienstverlener wil je de klant graag tegemoet komen dus in veel gevallen komen de medewerkers de klant een eind tegemoet maar dan wil de klant niet mee naar dit alternatief. Wat je dan ziet gebeuren is dat zowel medewerker als klant hun standpunten gaan herhalen.

Niet willen of niet kunnen?

De eerst volgende keer dat dit gebeurt, denk dan aan het model en stel jezelf de vraag: “Waarom wil mijn klant niet mee met mijn voorstel?” Blijkbaar is de motivatie van de klant te laag in verhouding tot de inspanning die van de klant gevraagd wordt. Verken vervolgens waar de speelruimte zit. Kan je de motivatie verhogen?

Stel de TV is stuk en je hebt een heel aantrekkelijk aanbod neergelegd voor een nieuwe TV. Geld uitgeven kan moeilijk zijn voor de klant maar in plaats van te zakken met de prijs, kan je ook kijken of je de motivatie kan verhogen. Of misschien kan je andere drempels weghalen die nog niet had gezien. Misschien ziet de klant wel op het aansluiten van die nieuwe TV maar is er gene om dat te zeggen.

Hoe krijg ik mijn klant in beweging?

Iets vergelijkbaars treed op als de medewerker iets van de klant nodig heeft. Bepaalde informatie of in het incassotraject dat de klant gaat betalen. Niet betalen kan simpel gezegd voortkomen uit het niet willen (Motivatie) of niet kunnen (Ability). Het maakt nog al verschil wat de oorzaak is hoe je een gesprek aanvliegt om tot een oplossing te komen.

Vragen stellen

De uitdaging voor de medewerker is om te achterhalen waarom de klant nog onder de drempellijn zit en dit doe je door vragen te stellen en Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (LSD) toe te passen in plaats van argumenten te herhalen.

Als duidelijk is of het gaat om niet kunnen, kan je dan als medewerker daarmee helpen? Als het gaat om niet willen? Wat kan dan helpen om de motivatie te verhogen? Door goed te snappen wat een klant beweegt (of in dit geval in beweging brengt) help je hem uiteindelijk over de drempellijn heen. In het ultieme geval doordat de klant inziet wat hij verliest als hij niet in beweging komt. Verlies vermijden is een sterke motivator.

B=MAP in klantcontact

De slogan van de belastingdienst ‘Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker’ is een mooie samenvatting voor de uitdaging als je klantgedrag wil bereiken waarvoor het lastig is klanten te enthousiasmeren. Dingen die klanten zien als noodzakelijk kwaad in de relatie met je organisatie.

Het mooiste is natuurlijk als je naast dingen makkelijker maken ook de motivatie weet te verhogen. Dat zorgt bij klanten voor een beter gevoel en door beiden te combineren krijg je de klant sneller over de drempellijn en dat maakt het jou en de klant weer makkelijker.

Meer over het model en BJ Fogg

Het model in deze blog komt ook aan bod in het boek ‘Online invloed’ waarover ik eerder een review schreef. Het model is bedacht door BJ Fogg. “De auteur van het boek Tiny Habtis of Kleine gewoontes is dé expert op het gebied van gewoontevorming. Hij laat zien hoe je je gedrag opnieuw vormgeeft: kleine veranderingen, groot resultaat. Zijn methode is afgaande op zijn claim gebaseerd op twintig jaar onderzoek en het coachen van meer dan 40.000 mensen. Focus op dat wat je makkelijke kan veranderen, niet op dat ene moeilijke ding.”

Foto schoolborg via pixabay. Grafieken op basis van behaviormodel.org

LSD – Luisteren, samenvatten en doorvragen – werkt geestverruimend

Ontdekt hoe geestverruimend LSD werkt als gesprekstechniek. Luisteren, samenvatten, doorvragen brengt je effectief en efficiënt tot de kern van de klantvraag.

***

Ik sta met regelmaat voor een groep in het kader van een communicatietraining. Hoewel de naam soms wisselt, is de essentie: Hoe maak ik mijn telefoongesprekken effectiever! Vandaag het geestverruimende LSD met als startpunt het ‘luisteren’.

Afkortingen en jargon

Een belangrijk aandachtspunt in de training is het vermijden van afkortingen en jargon. Vaak genoeg trappen we in de valkuil dat we ze toch gebruiken. Het risico is dat klanten ons niet begrijpen of in ieder geval harder moeten werken om onze boodschap te begrijpen. Daarom is het apart dat we zelf een vakterm als LSD geïntroduceerd hebben. Ook omdat deze afkorting meerdere betekenissen heeft. Het kan een populaire drug uit de jaren zestig en zeventig zijn. Onder hardlopers kan het een Long Slow Distance run, een duurloop, zijn. Ook hoorde ik een keer “Laatste School Dag” tijdens een training. Wij gebruiken het voor Luisteren-Samenvatten-Doorvragen. In dit artikel ga ik in op de relevantie van deze drietrapsraket in nagenoeg elke (klant-)gesprek.

Luisteren

De eerste en verreweg belangrijkste uitdaging in een elk gesprek is luisteren, zonder vooroordelen of vooringenomenheid. Wetende dat veel mensen liever praten (zenden) dan luisteren (ontvangen), moeten veel professionals eerst afleren te veel te praten, voordat ze naar luisteren kunnen over gaan.

Het is de belangrijkste taak van de medewerker om de essentie op te pikken uit wat de ander (klant, cliënt, burger, consument, …) vertelt. Het lijkt zo simpel. Het stellen van een goede servicevraag zoals “Hoe kan ik u helpen?” en vervolgens de beller laten vertellen wat hem of haar op het hart ligt. Maar, was het maar altijd zo simpel. Soms weet de beller niet goed hoe hij of zij de vraag moet verwoorden. Hoe vertel je als digibeet wat er precies aan de hand is met je internet? Of misschien is er schaamte: Bijvoorbeeld als je een brief niet begrijpt die je hebt ontvangen van de verzekering. Of hoe vertel je aan een wildvreemde over zoiets persoonlijks als je gezondheid?

En als de beller dan al vertelt, hoe zorg je er dan voor dat je de essentie oppikt? We horen bij het beluisteren van gespreksopnames maar al te vaak dat een medewerker essentiële informatie mist of onvolledig oppikt. Regelmatig is de medewerker op dat moment te veel gefocust op het systeem om de juiste gegevens erbij te vinden. Een andere reden kan zijn dat de vraag al zo vaak gesteld is, dat er nog maar half geluisterd wordt en er vanuit interpretatie alvast ingevuld wordt wat er moet gebeuren. De medewerker is al bezig met de (foute) oplossing in plaats van met het luisteren. Ook veel voorkomend: De medewerker zoekt een moment om de beller te onderbreken om klantgegevens uit de vragen zoals een geboortedatum of klantnummer. Daarmee kangecontroleerd worden of wat vertelt wordt wel klopt met wat in het systeem staat. Alsof systeemgegevens de maat der dingen is en niet de perceptie van de klant.

Samenvatten is niet papegaaien

Na het luisteren komt het samenvatten. Ik licht eerst het waarom toe en dan het hoe.

Waarom is samenvatten wat de klant vertelt nu zo relevant? Het dient een meerdere doelen. Ten eerste is dat het voor de beller duidelijk is dat er geluisterd is, dat de essentie gehoord is. Dit geeft de klant vertrouwen. Het tweede doel is om af te stemmen het ook goed begrepen is. Dit voorkomt misverstanden in het gesprek. Mocht het verhaal van de klant niet goed begrepen zijn, dan komt het hier naar voren. De klant heeft de kans te corrigeren of aan te vullen. Daarbij kan het ook helpen om het verhaal van de beller te herstructureren of herformuleren als dit helpt om de brug te slaan naar de oplossing die volgt.

De uitdaging bij het samenvatten is om te voorkomen dat u als een papegaai klinkt. Herhaal, vooral bij korte klantvragen, niet letterlijk wat de klant zei. Een voorbeeld:

Beller: “Ik sta met de auto met pech. Er brandde opeens een rood lampje en toen deed de auto niets meer!”

Medewerker (standaard): “Dus als ik het goed begrijp staat u met pech nadat een roodlampje brandde en de auto niets meer deed?”.

Hoewel dit niet een letterlijke herhaling is, klinkt dit toch aardig als een papegaai. Beter is te parafraseren maar nog beter is om in dit geval niet letterlijk te herhalen maar impliciet en gelijk door te vragen. Zo komen we bij de D van LSD.

Doorvragen na het luisteren

Mijn advies is om na de samenvatting meteen door te gaan met een relevante vraag. Zo zorg je ervoor dat “het plaatje” compleet wordt. Dit doorvragen kan door een stukje informatie te verpakken in de vraag. In bovenstaande voorbeeld zitten drie stukjes informatie:

  1. De auto staat (en dus ook de bestuurder eventueel met andere inzittenden)
  2. Er brandde een roodlampje
  3. De auto doet niets meer

Per stukje informatie is het essentieel om door te vragen. Hier volgen enkele voorbeelden passend bij het stukje “Ik sta met pech”:

  • “Staat u daar veilig? En bent u zelf veilig”
  •  “Waar staat u met de auto?”
  •  “Bent u alleen of zijn er meer mensen in de auto?”
    (Dit kan relevant zijn. Een ouder van een kind kan zich laten afleiden of zelfs zorgen maken over dit kind. Daardoor hebben ze misschien minder belangstelling voor de technische oplossing van het probleem.)

U ziet in dit voorbeeld dat het samenvatten niet letterlijk gebeurt maar impliciet.

Dit soort vragen zijn ‘relevante vervolgvragen’. We dagen medewerkers altijd uit om er ten minste twee of drie te stellen voordat ze overgegaan tot de vaak ook noodzakelijke stap van de klantidentificatie.

Waarom eerst de relevante vervolgvragen? Omdat het stellen van dit soort vragen een actieve vorm van luisteren is en de beller de kans geeft om zijn of haar verhaal te doen. Daarbij komt dat soms ook een oplossing geboden kan worden zonder dat de systemen geopend moeten worden en misschien nog wel het belangrijkste: Zolang het computerscherm leeg blijft, kan de medewerker zich volledig richten op de beller.

Itereer en sla een brug

Als het doorvragen nieuwe relevante informatie heeft opgeleverd moet er opnieuw samengevat worden met alle relevantie informatie die met doorvragen is verkregen. Pas dan kan de brug geslagen worden naar bijvoorbeeld de klantidentificatie: “Om te kijken hoe ik u kan helpen, heb ik gegevens van uw auto nodig. Wat is uw kenteken?”

Ook het reageren met empathie op wat de beller vertelt is een vorm van samenvatting: “Ik snap dat het schrikken is als de auto opeens stilvalt.” Meer hierover in een aparte blog met de titel Dat is vervelend.

Doorpakken

Als het plaatje compleet is volgt na de ‘laatste’ samenvatting het doorpakken naar een adequaat antwoord, zoals het bieden van een oplossing voor het probleem. Dat kan in bovenstaande voorbeeld zijn het weer aan de praat krijgen van de auto, het zorgen van alternatief vervoer of als dat urgenter is zorgen dat de automobilist in veiligheid komt.

En nog eens samenvatten

Ook na het bieden van de oplossing is het nodig een samenvatting te geven. Bijvoorbeeld van de geboden oplossing of de gemaakte (vervolg)afspraken. Dit alles om te voorkomen dat er eventueel misverstanden ontstaan over dit vervolg want wie weet heeft ook de beller wel last gehad van filters die hem of haar in de weg zaten om goed te luisteren en alle informatie goed op te nemen. En de medewerker mag als professional niet van de beller verwachten dat die dezelfde LDS vaardigheden bezit om misverstanden te voorkomen.

Luisteren is geestverruimend

Wanneer je praat, herhaal je alleen wat je al weet. Maar als je luistert, zou je iets nieuws kunnen leren.

Dalai LAMA

Het goed toepassen van LSD, en dan in de variant van Luisteren – Samenvatten – Doorvragen werkt geestverruimend. Het zorgt ervoor dat de medewerker openstaat voor het verhaal van de beller en zijn emoties. De beller op zijn of haar beurt voelt zich beter gehoord waarmee die op haar of zijn beurt weer openstaat voor de oplossing die de medewerker kan bieden.

Dit alles komt de effectiviteit van het gesprek ten goede, voorkomt herhaalverkeer en draagt bij aan tevredenere klanten en medewerkers.

LSD werkt geestverruimend verscheen ook op de site van Cvision

“Wie wil er klantenservicemedewerker worden?”

“Wie wil er klantenservicemedewerker worden?”, met deze vraag begint Salena Scardina – 25 jaar ervaring in het vakgebied – haar TEDx bijdrage. Haar hyptohese is dat als je deze vraag voorlegt aan brugklasleerlingen dat niemand zijn hand zou opsteken.

Stel je de vraag: “Wat zou je later belangrijk vinden aan je beroep?”, dan is de kans groot dat een deel van de leerlingen aangeeft iets met mensen te willen doen. Dat er leerlingen zijn die zeggen dat ze het verschil willen maken voor anderen. De lijn van Scardina’s betoog is dat nou precies is wat kan in de klantenservice omgeving.

Met jaar ruim twintig jaar ervaring in het vakgebied ziet ze dat ondanks de opkomst van alle techniek en het wegautomatiseren en optimaliseren van onnodige klantcontacten het volume in het KCC niet is afgenomen. Er is en blijft dus een fundamentele behoefte aan persoonlijk contact. Een inzicht dat bij haar werd getriggerd toen ze voor een meneer een keer de openingstijden opzocht voor een restaurant, omdat “Ik ga daar Thanksgiving vieren”. Ze heeft nooit geweten wat het verhaal hierachter was.

Door de operationele KPI’s los te laten en medewerkers de ruimte te geven om met klanten echt het gesprek aan te gaan kan je voor die klant het verschil maken. Salena Scardina heeft ervaren dat als de wil er is binnen organisaties, dit ook daadwerkelijk mogelijk is en dat dit een positieve bijdrage oplevert voor de klant, de medewerker en – eventueel op de wat langere termijn – ook de organisatie.

Stel we zetten die transitie in voor de hele sector, zou het dank lukken over zeg 5 tot 10 jaar om dan in brugklassen wel een paar handen omhoog te zien gaan op de vraag: “Wie wil er klantenservicemedewerker worden?”.

Een mooie uitdaging.

Kijk A Defining Time for Human Connection in Customer Service:

Afbeelding van klimkin via Pixabay

De bedoeling van het knipperlicht

Laatst mocht ik, nadat ik ’s ochtend een stukje meegefietst was met mijn dochter op weg naar school, op de terugweg getuige zijn van de volgende situatie: Twee fietsers komen tot stilstand voor het rode verkeerslicht. Fietser A, vrijetijdskleding, hipsterbaard, kalend en zitje achterop, spreekt fietser B aan, helm, sportjackje boven spijkerbroek.

  • A: “Meneer, heeft u wel eens achter een knipperend lichtje gereden?”
  • B: Wakkerschrikkende uit zijn blik op het verkeerlicht “Sorry?”
  • A: “Heeft u weleens achter een knipperend achterlicht gereden?”
  • B: “Hoezo?”
  • A: “Dat is heel irritant en ook niet de bedoeling.”
  • B: “Oh…”

Einde gesprek. Het verkeerslicht werd groen. De helm schoot weg, rechtdoor. De hipsterbaard sloeg in een rustiger tempo linksaf. Heeft u het plaatje? Ik vond het een aardige conversatie om te aanschouwen omdat er verschillende haakjes inzitten om te reflecteren op gesprekstechnieken waarmee ik mijn tocht vervolgde. Hier een aantal reflecties die de revue passeerde.

Gelijk de inhoud

Wat opvalt is dat A, gelijk de inhoud inschiet met zijn opening. Op zich begrijpelijk, want onder tijdsdruk. Je weet immers niet wanneer het verkeerslicht groen wordt en daarmee de conversatie vroegtijdig beëindigd. Toch zie je in dit voorbeeld dat het niet direct werkt. B moet eerst door hebben dat tegen hem gesproken wordt om op die manier de hele boodschap goed te kunnen registreren. Het effect? A moet de boodschap nu herhalen. De vraag is hoe de opening was verlopen als A eerst contact had gemaakt.

Doel van het gesprek

De vraag is overigens wat de doelstelling was van A met dit gesprek. Wilde hij alleen zijn irritatie kwijt? Wilde hij een excuus van B voor de veroorzaakte irritatie? Wilde hij laten weet dat hij weet hoe het hoort? Want inderdaad, ik heb het even opgezocht voor u, een achterlicht op de fiets moet rood zijn en mag niet knipperen. Wilde hij B behoeden voor een boete van 55 euro? We weten het niet want zijn bedoeling heeft fietser A niet uitgesproken.

B is ook zoekende naar dat doel en geeft niet direct antwoord met ‘ja’ of ‘nee’ op de gesloten vraag van A. B tast af met “Hoezo?”

Hier is de vraag wat het vervolg zou zijn geweest als A eerst een doel had geformuleerd. En de vraag is dan welk doel je formuleert. Met welk doel verwacht je B mee te krijgen?

Perspectief

Wat A goed doet is B mee te nemen in zijn perspectief en dat van andere verkeerdeelnemers: “Heeft u wel eens…?”. De conclusie die daaraan verbonden wordt: “Dat is heel irritant”, kan zijn doel voorbij schieten als B zich er niet in herkend. Als het achterlicht irriteert, valt het blijkbaar nogal op en misschien is dat wat B juist wil in het verkeer, opvallen. De context, B draagt een helm, vertelt mij namelijk dat fietser B, heeft nagedacht over zijn veiligheid als verkeersdeelnemer.

Wat ook kan is B meenemen naar dit perspectief: “Kan u zich voorstellen dat dit irritatie kan opwekken bij mensen die achter u fietsen?” of “Heeft u zich daar nooit aan geërgerd, zo’n knipperend lichtje voor u?”

Risico daarbij is nog steeds dat B zich daar niet in herkend en dat de boodschap dus afglijdt als een eitje uit een pan met een teflon bodem maar als het doel van A is om zijn irritatie uit te spreken dan is dat in ieder geval gelukt.

Ook bij de boodschap “Dat is niet de bedoeling” gaat A voorbij aan het perspectief van B. Hoe zo niet de bedoeling?

Dat is….

We kunnen ook nog stil staan bij de woordkeuze “Dat is irritant”. Een snelle lezer denkt ‘dat’ het verwijst naar het knipperende achterlichtje. Maar waar een lichtje kan knipperen, stuk kan zijn, rood of wit, het kan niet irritant zijn. Het kan op zijn hoogst, zoals blijkt, irritatie opwekken. Dit betekent is dus dat ‘het is..’ moet verwijzen naar het fietsen achter zo’n knipperend lichtje.

Ik hoor het ook wel eens in trainingen, een medewerker die zegt: “Die klant was irritant”. Als we zuiver zijn dan wekte het gedrag van de klant irritatie op bij de medewerker. Door er zo naar te kijken, moet je ook anders naar de klant kijken en kan je reflecteren wat dit gedrag van de klant veroorzaakte en welk aandeel je zelf daarin eventueel had.

Terug naar het voorbeeld: “…(dat is) ook niet de bedoeling”. Ik ben er vanuit gegaan dat A verwijst naar de richtlijnen voor fietsverlichting. En hier verwijst de ‘dat is’ dus wel naar het achterlichtje en zou de ‘dat is’ aan het begint van de zin ook op dit achterlichtje duiden. Zie hier het belang van zorgvuldig formuleren en werken met verwijzingen. In een dialoog kan het onbewust leiden tot misverstand als het al opvalt. In een e-mail, waar lezers de tekst terug kunnen lezen, vraagt het een inspanning van de lezer die voorkomen kan worden.

Om misverstanden te voorkomen zou A in plaats van “Dat is heel irritant” kunnen zeggen: “Achter een knipperend lichtje rijden is heel irritant.” Dan kan hij vervolgen met: “Weet u trouwens dat een knipperend lichtje een boete kan opleveren?”.

Ja, het kan zijn dat A bedoelt, dat het niet de bedoeling kan zijn dat fietser B irritatie opwekt bij andere fietsers maar dan zou de tweede helft worden: “Het kan toch niet de bedoeling zijn om andere fietsers te irriteren?”.

Wat de intentie van A ook is, het is heel vriendelijk van A dat uit zijn irritatie hij B wil helpen te voorkomen dat hij een boete krijgt of andere fietsers irriteert. En passant voorkomt A daarmee dat hij zich later nog een keer moet irriteren aan het knipperende lichtje.

Stel, het ging fietser A vooral ging om het gedrag van fietser B te veranderen. Wat als A, na het connectie maken, had gezegd: “Ik vermoed dat u graag wilt opvallen in het verkeer met uw knipperende achterlicht maar weet u dat u een boete kan krijgen als uw achterlicht niet constant brandt? Zonde van het geld toch?”. De reactie van B konden we dan net als nu helaas niet meer optekenen omdat het verkeerslicht groen werd.

Van een alledaags voorbeeld naar een paar tips

Kijk en luister eens om u heen. Ongetwijfeld observeert u zelf dan van dit soort gesprekjes en ook voeren we ze zelf met grote regelmaat. Grote kans dat we dan niet aan al deze aspecten denken. Ik in ieder geval niet bij een simpel alledaags gesprek zoals bovenstaand voorbeeld.

Toch werpt ook zo’n gesprek licht op een aantal gesprekstechnieken die toepasbaar zijn in alle situaties. Hoe zou het gesprek zijn verlopen als B niet van de opmerking van A gediend was geweest en een kort lontje had? Had een andere insteek bij A een onprettig gesprek kunnen voorkomen? Zou A dus beter voor een andere insteek hebben gekozen? Je ziet aan iemands uiterlijk immers niet direct hoe kort een lontje is.

In het besproken voorbeeld haal ik een aantal suggesties aan die ook toepasbaar zijn in de meer in professioneel contact zoals op een klantenservice. Bij deze de suggestie op een rijtje:

  • Overweeg om eerst connectie te maken voordat je met de inhoud van het gesprek begint;
  • Formuleer, als je iets wilt bereiken, eventueel eerst een doel zodat dit ook duidelijk is voor de ander;
  • Kijk bij het benoemen van het doel verder dan je eigen primaire doelstelling;
  • Maak gebruik van context in je gesprek;
  • Projecteer je eigen emoties zoals irritatie over het gedrag van de ander niet op die persoon maar vraag je af wie of wat dit gedrag veroorzaakt;
  • Gebruik je ‘dat’, wees dan heel zeker dat er geen misverstand kan ontstaan waar je naartoe verwijst;. Denk naar over de vraag: “Wat is dat?” (Zie eerdere blog ‘Dat is vervelend’).

Meer tips over gespreksvoering of het schrijven van een goede e-mail? Kijk gerust verder naar andere bijdragen hier op deze site of neem contact op een (online) kennismaking.

Dit artikel verscheen ook op LinkedIn
De foto is eigen materiaal

Dat is vervelend!

De kans dat een consument, burger, cliënt, patiënt voor zijn plezier in de telefoon klimt om iets te regelen bij een bedrijf, overheidsinstelling of zorgorganisatie is vrij klein. Vaak is er een concrete aanleiding en meestal speelt emotie een rol. Of het nu om een positieve emotie gaat: “Wat gaaf, ik mag een nieuwe leaseauto bestellen!” of een minder positieve:  “He, bah, ik moet uitzoeken hoe dat precies zit met de gemaakte onkosten” of “Waar blijft mijn pakketje?”, emotie is een belangrijk onderdeel van de dialoog met de klant. Echt grote emoties hebben vaak te maken met persoonlijk leed of dat van een naaste zoals in de zorg of in het geval van overlijden.

Gelukkig zijn organisaties en ook medewerkers zich zeer bewust van nut en noodzaak om goed op emoties te reageren. Het contact met klanten is immers meer dan alleen het beantwoorden van de primaire vraag. Het is ook hèt moment om te werken aan de relatie met de klant. Daarom is het heel normaal dat u als beller in een telefoongesprek: “Dat is vervelend”  hoort of dat in voorkomende gevallen een condoleance volgt.

Oprechte empathie of een trucje?

De uitdaging bij het gepast reageren op emotie is om er voor te zorgen dat het  oprecht en gemeend is. Voor de medewerkers is de uitdaging om, ook als ze zich oprecht betrokken voelen, deze intentie over te brengen op de beller. Laten we eerlijk zijn, als je elke dag veel gesprekken voert, dan wordt het uitspreken van de zin “Dat is vervelend” sneller een automatisme. Medewerkers die zich hiervan bewust zijn, stellen mij tijdens trainingen dan ook geregeld de vraag: “Hoe zorg ik er voor dat ik het niet op de automatische piloot doe?”. Daarvoor heb ik twee simpele tips, die hieronder uitgewerkt worden.

L.S.D.

Voordat ik de eerste tip kan geven, maken we eerst een korte uitstap naar de waarschijnlijk bekende afkorting L.S.D. Die staat in deze context voor: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (zie blog over de geestverruimende werking van LSD). De grootste  uitdaging is luisteren zonder vooroordelen of aannames. De tweede uitdaging is samenvatten zonder te papegaaien en de derde is doelgericht doorvragen op inhoud en beleving van de beller. En in dat laatste zit het aanknopingspunt om oprecht empathisch te zijn. Stel de beller geeft aan: “Ik heb die nieuwe gekochte bleutooth speaker ontvangen en aangezet maar hij werkt niet goed.” In de regel zal dan gereageerd worden met “Dat is vervelend”. Mijn advies is  om dat in eerste instantie niet te doen, maar aanvullende vragen te stellen: “Hoe bedoelt u?”, “Wat werkt er precies niet?” enzovoort. Nog beter is om vragen te stellen, die helpen om een indruk te krijgen van wat dit betekent voor de beller. Bijvoorbeeld “Waarvoor wilde u hem gebruiken?” of “Wanneer heeft u hem echt nodig?”. Natuurlijk zit hierin een inhoudelijke component maar dit gaat ook in op de belevingswereld van de beller. Door op die manier door te vragen, toon je meer belangstelling en komt de empathische reactie als een logisch vervolg.

Wat is ‘Dat?

Doordat beter is doorgevraagd, krijgen we meer grip op de behoefte van de klant. Hiermee zijn we bij de eerste tip. Streef ernaar om de ‘dat’ van ‘dat is vervelend’ concreet in te vullen. Je vat dan nog steeds samen, maar gepersonaliseerd naar de klantspecifiek omstandigheden. In bovenstaande voorbeeld overde niet werkende speaker kunnen we inzoomen op het specifiek probleem: “Dat de speaker u smartphone niet ziet, is vervelend” of “Dat de speaker niet goed oplaadt, is vervelend”.

Het effect hiervan is dubbel: de beller krijgt teruggekoppeld dat de medewerker het probleem goed in kaart heeft en ten tweede krijgt de beller ook het gevoel dat de medewerker ook snapt dat dit niet leuk is.

Wat is vervelend?

De tweede tip gaat over de emotie. Als we de ‘dat’ vervangen door een meer specifieke aanduiding van het probleem, kunnen we de standaard frase ‘vervelend’ ook vervangen door een meer specifieke reactie op de emotie. Welke emotie dat is? Dat verschilt per gesprek. Misschien benoemt de beller zelf wel welke emotie het oproept: “Ik heb tig keer geprobeerd de speaker te verbinden met mijn telefoon en dat lukt niet, daar baal ik van!” Als de emotie niet expliciet genoemd wordt is er natuurlijk ruimte om te variëren. In dit voorbeeld kan je denken aan termen als irritant, frustratie, ongemak enzovoort.

Waar de nadruk veelal ligt op negatieve emoties, is er natuurlijk ook ruimte om positieve emoties te benoemen. Misschien zelfs wel voor hetzelfde probleem. “Wat fijn dat het al gelukt is om….., dat maakt het frustrerend dat ….”

Veel meer variatie

Door de tips, om ‘dat’ specifiek te maken en te variëren in de reactie op de emoties, ontstaat er meer variatie dan we nu in veel gesprekken horen. De uitdaging voor de medewerker is om niet alleen in algemene zin op te pikken dat er sprake is van emotie maar in meer detail hoe te reageren. Daarmee ligt minder de valkuil op de loer dat de standaard reactie ‘Dat is vervelend’ een afgezaagde uitspraak wordt voor de medewerker die bij de klant niet oprecht overkomt.

De volgende uitdaging is dan om de negatieve emotie om te buigen naar een positieve beleving of op zijn minst om deze een goede plaats te geven in de rest van het gesprek maar dat is voor een volgende blog.

Open training Gespreksvaardigheden

Tips zoals in deze blog komen veelvuldig voor in trainingen die ik geef zoals de training ‘basis communicatie’. We – Cvision – geven de trainingen bij organisaties op locatie of  in de vorm van open trainingen waarin deelnemers vanuit verschillende organisaties samen zitten. Nieuwsgierig: kijk op de site van Cvision of neem contact met me op.

© 2022 Begin bij de klant

Thema gemaakt door Anders NorenBoven ↑