Tag: E-mail

Jippie, ik krijg een ouderbijdrage! Dat is een leuke e-mail

19 september 2022 / Hans / Geen reacties

Het nieuwe schooljaar is nu een paar weken op stoom. Dan krijg je als ouder weer communicatie vanuit de school. Deze e-mail wilde ik u niet onthouden:

Ik vind het heel tof van de school dat ze mij een ouderbijdrage geven voor de activiteiten van de onderbouw. Dat had echt niet gehoeven. Overigens kreeg ik nog een tweede e-mail en daarin krijg ik nog een ouderbijdrage voor de servicekosten. Toffe school dit!

Los van deze creatieve openingszin waarmee de school denk ik toch een andere bedoeling had, biedt deze e-mail ook op andere punten ruimte voor verbetering.

De aanhef, maak de e-mail persoonlijk waar mogelijk

In de meeste systemen is redelijk gedetailleerd vast te leggen wat precies de relatie is tussen ‘verzorger’ en ‘kind’. Dan is het al mogelijk onderscheid te maken tussen ouder(s) of verzorger(s). Nog beter is natuurlijk de naamgegevens te gebruiken. Dat maakt de e-mail en daarmee ook de communicatie met de organisatie een stuk persoonlijker.

De schuine streep: wel of geen spatie?

De schuine streep in de aanhef heeft een spatie ervoor maar niet erachter. Ik vind dat niet mooi. Maar eerlijk is eerlijk, ik moest zelf ook nakijken wat de richtlijn is. Volgens taaladvies kan allebei, met of zonder spaties. Wel lijkt het mij de bedoelding dat je consistent bent dus niet zoals het hier is gedaan. Wist u overigens dat de schuine streep ook luistert naar de naam Duitse komma?

Wat opent de link?

Volgende de lopende tekst, opent de link de ouderbijdrage. Volgens de hyperlink opent de factuur. Wat is het nou? De factuur is als bijlage meegestuurd in PDF. Als je op de link klikt kom je niet bij de factuur maar in een portal waar de ouderbijdrage kan worden betaald. Beide verwijzingen zijn dus niet correct.

De formulering van het tweede deel van die zin behoeft verder geen uitleg dat dit niet lekker loopt: “….ouderbijdrage en kiest u, uw de betaalwijze.”

Afijn, zo kunnen we nog meer dingen opnoemen waaruit blijkt dat deze e-mail niet de aandacht heeft gehad die hij verdient.

idealbetalingen –> iDEAL betalingen.
je mag er vanuit gaan dat de lezer weet wat magister (het leerlingadministratiesysteem) is maar WIS collect (een incassosysteem)?
..handmatige overboekingen wat langer duurt … –> Wees specifiek over termijn. De lezer kan ‘wat langer’ anders interpreteren.
In de e-mail wordt nog niet de hoogte van het te betalen bedrag genoemd en ontbreekt betaal informatie. De luie lezer moet dus doorklikken op link of de PDF-bijlage openen. Een extra drempel die een snelle betaling in de weg staat. Maak het de lezer makkelijk.

Ondertekening

Had ik het bij de aanhef al over de persoonlijke benadering? Of beter, het ontbreken daarvan? Dan is de ondertekening consistent in lijn. De vriendelijke groeten komen van ‘Financiële Administratie’. Een ondertekening met naam draagt ook bij een persoonlijke benadering. Een persoonlijke benadering kan bijdragen aan een sterkere betrokkenheid van de ouders. Tegen een afstandelijke ‘financiële administratie’ zeg je eerder nee dan tegen een individu en dat is belangrijk omdat ouderbijdragen niet verplicht zijn.

Het hoeft niet foutloos maar besteed wel aandacht aan de e-mail

Iedereen maakt fouten. Ik steek gelijk de hand in eigen boezem. Ook deze blog (en andere blogs op deze site) bevatten ongetwijfeld fouten waar ikzelf overheen kijk. Ook zal ik kiezen voor zinsnedes en woordkeuze waar een lezer het anders kan formuleren. Hierbij speelt persoonlijke voorkeur ook een rol. Fouten maken kan gebeuren.

Wat bij er bij deze e-mail aan schort, is dat er door de opstapeling aan fouten en inconsistenties de e-mail uitstraalt dat er onvoldoende aandacht aan is besteed. Het voorbereiden van een e-mail kost meer tijd dan het schrijven zelf. Dit, merk ik ook in trainingen*, is iets wat nog wel eens over het hoofd wordt gezien. En kies, als het kan, voor het twee paar ogen principe. Dan ondervangt u zeker een aantal van de misperen die in deze e-mail te vinden zijn. Dit is een investering die zeker bij zo’n vaker gebruikte e-mail echt de moeite loont.

Terugkijkend in de mailbox zie ik dat deze e-mail ook voorgaande keren is gebruikt. Ben ik dan de enige die het opvalt dat deze e-mail niet klopt? Zou het niemand binnen de school opvallen? Mogelijk zijn er medewerkers die zelf kinderen op school hebben zitten. Geven zij geen collegiale feedback?

Tot slot: meerdere e-mails? Varieer het onderwerp en val op!

In het begin gaf ik al aan dat ik dezelfde dag nog een tweede e-mail kreeg voor een tweede ouderbijdrage. Ik heb met het schrijven van deze blog ontdekt dat er een strategie zit achter het opstellen van deze rammelende e-mails. Daardoor werd ik gedwongen nog een keer goed te kijken en ontdekte in dezelfde e-mailtrace nog een derde! Het was dus opzet vanaf de start (-:

De school heeft op een dag binnen twee uur drie e-mails verstuurd met hetzelfde onderwerp. In Gmail worden ze genest onder een regel in de inbox met als risico dat mails over het hoofd worden gezien (oke steekproef n=1). Beter is om het onderwerp passend te maken bij de specifieke bijdrage die wordt gevraagd. Dan kan de lezer op basis van de onderwerpregel al onderscheid maken tussen de e-mails.

Natuurlijk, als er niet betaald wordt, volgt ongetwijfeld een reminder maar als die ook onder dezelfde mailtrace wordt gehangen is het aan de ontvanger om uit te zoeken wat er aan de hand is. Ook hier, maak het de ontvanger makkelijk!

* Tot slot 2: Interesse in een training over e-mailcommunicatie?

Voor diverse organisaties heb ik medewerkers mogen trainen in het schrijven van e-mails. Of beter gezegd, het goed analyseren van een klantvraag en bepalen van de doelstelling en structuur van het antwoord voordat je daadwerkelijk gaat schrijven. Belangstelling? Neem contact op.

Interesse in een open training (telefonische) communicatie? Kijk op de site van C-vision voor de data. In een dag aan de hand van praktische voorbeelden werken aan betere telefoongesprekken.

2 x2 = ….: Schrijven om makkelijk te lezen

5 april 2021 / Hans / 1 reactie

Het menselijk brein werkt met twee systemen. Daar kan je gebruik van maken bij het schrijven van teksten in de klantenserviceomgeving.

Vulde jij bij het lezen van ‘2 x 2 =….’ automatisch ‘4’ in? Dit werkt ook zo als je het iemand hoort zeggen. Sterker nog, het kost meer moeite om niet aan vier te denken. Onze brein is, laten we zeggen, lui. Of ten minste een deel daarvan. Dit is het argument voor het zo makkelijk mogelijk maken van teksten in een klantenserviceomgeving, ook e-mails. In deze blog duik ik daar verder in.

Denken op twee snelheden

Het voorbeeld wat ik gebruik is niet van mezelf maar komt uit het boek ‘Ons feilbare denken’ van Daniel Kahneman. Hij onderzocht de werking van ons brein en waarom logica soms ver te zoeken is in onze denken en daarmee ons handelen. Zijn werk leverde hem de Nobelprijs op voor economie.

Ik zou zeggen, lees het boek, maar waar het in essentie op neerkomt is dat we op twee snelheden denken. Kahneman noemt het systeem 1, dat snel denkt en automatisch ‘vier’ invult als antwoord op ‘twee keer twee’. Dit systeem helpt ons overleven omdat het ook automatisch informatie filtert die niet relevant is of juist informatie uitvergroot die belangrijk is. Dit hielp ons in vroeger tijden snel te reageren op de dreiging van een leeuw op de savanne. En hoewel nu ons leven er niet vanaf hangt, zag je ook gelijk dat de som op de afbeelding bij deze blog fout is.

Systeem 2 wordt ingeschakeld als systeem 1 iets belangwekkend signaleert en wat vraagt om logisch denken. Denk in plaats van “2 x 2 = 4” aan de som “23 x 27 = …“. Grote kans dat je dit niet automatisch invult. Dit vraagt een extra inspanning omdat het oplossen van deze som een complexe bewerking is met meerdere stappen.

De wisselwerking tussen deze twee ‘systemen’ doet gekke dingen met ons waarvan Kahneman in het boek sprekende voorbeelden geeft. De titel verwijst ernaar dat we daardoor fouten maken. Het verklaart bijvoorbeeld waarom veel mensen moeite hebben met (het toepassen van) statistiek.

E-mailantwoorden schrijven

Wat kunnen we met deze informatie bij het beantwoorden van e-mails? Ik geef twee voorbeelden:

1: Jumping to conclusions

Voor mijn werk lees ik veel e-mails van klantenservicemedewerkers. Daarin zie ik met regelmaat dat medewerkers een antwoord geven dat op het eerste gezicht goed past bij de vraag van de klant. Wat hier gebeurt (en ook aan de telefoon en in de chat trouwens) is dat de medewerker op basis van een deel van de informatie meent te herkennen wat de klant vraagt. Het bekende jumping to conclusions en systeem 1 aan het werk.

Systeem 1 komt met een antwoord en klaar. Daardoor wordt de vraag niet meer goed (kritisch) gelezen of alle aanvullende informatie wordt ingepast bij dit antwoord (bevestigingsvooroordeel of confirmation bias). Zo kan cruciale informatie gemist worden. Dat kan een extra vraag zijn, relevante context of juist het ontbreken van belangrijke details. Dit alles kan betekenen dat het eerste automatische antwoord niet genoeg is en soms zelfs fout. Voor de klant niet prettig en voor de beeldvorming over je organisatie ook geen pluspunt.

Conclusie: zoek naar een werkwijze waarin je jezelf stimuleert om systeem 2 te activeren bij het lezen van de e-mail. In trainingen noem ik dit de analysefase. We gebruiken we verschillende vragen om systeem 2 te activeren.

2: Taalgebruik

Bij het schrijven van een antwoord komt ook weer een automatisme naar voren en dat is dat we schrijven in onze eigen stijl, op ons eigen niveau en met onze eigen woordkeuze. Ook ik maak me hier ongetwijfeld schuldig aan bij het schrijven van deze en andere blogs. Is dat erg? Niet perse. Zolang het begrijpelijk is voor de lezer kan de boodschap nog goed overkomen.

Taalniveaus

Wanneer is een e-mail begrijpelijk? Dat verschilt natuurlijk voor iedereen. Wat helpt is als je kijkt naar de verschillende niveaus van taalbeheersing. Er zijn 6 taalniveaus: niveau A1 is het laagste niveau en taalniveau C2 is het hoogste. Als we schrijven op niveau B1 kan iedereen die een hoger niveau beheerst het ook lezen. B1 is daarmee leesbaar voor zo’n 95% van de Nederlanders. De overheid en veel bedrijven gebruiken dan ook niveau B1 voor hun teksten.

A1 en A2 is heel beperkt om te gebruiken maar dit is nodig als je communiceert met iemand die net begonnen is met Nederlands leren of leren lezen. De (retorische) vraag is of je dan niet beter kan kiezen voor gebruik van pictogrammen of een gesprek. Op bijvoorbeeld de site vetsimpel staan de zes niveaus verder beschreven.

Maakt het makkelijk

Ook mensen met een hogere taalbeheersing hebben baat bij het schrijven op niveau B1. Het leest makkelijker en sneller en kost het de lezer minder energie. Zeker als je teksten online leest, bijvoorbeeld op je smartphone.

Het noemen van de smartphone zoals hiervoor maakt lezen ook makkelijker omdat het beeldender wordt en je als lezer niet hoeft na te denken over een voorbeeld.

Herschrijf

Het schrijven op B1-niveau vraagt van de schrijver een extra inspanning, vaak het herschrijven van zinnen en schrappen van tekst. Als voorbeeld herschrijf ik een alinea die ik eerder gebruikte in deze blog. De alinea onder het kopje 2: Taalgebruik.

Ook bij het schrijven van een antwoord is sprake van automatisme. We schrijven:

in onze eigen stijl,
op ons eigen niveau en
met onze eigen woordkeuze.

Ik doe dit ook. Dat is goed als de boodschap overkomt.

Resultaat:

de alinea bevat een derde minder woorden: van 64 naar 37
bullets maakt informatie te scannen
Het woord ‘niet’ is verdwenen

Reden om ‘niet’ weg te halen? Systeem 1 registreert dat niet. Sorry: Systeem 1 slaat dat woord over. Je kent vast het voorbeeld: “Denk niet aan de roze olifant”.

Schrijf voor het juiste systeem

De uitdaging is het schrijven voor het juiste systeem:

Gebruikt systeem 1 zo veel mogelijk om het de lezer makkelijk te maken.
Gebruik systeem 2 op de juiste momenten om de lezer te activeren.

Succes!

Verder lezen?

Meer over triggers en klanten in beweging laten komen in de blog: De strijd tussen gemak en moeten.

Het boek ‘Ons feilbare denken’ is te krijgen bij Managementboek en bol.com

Afbeelding op basis van de foto van George Becker via Pexels

Kritiek op brief vaccinatieprogramma – aanvulling 11 mei

Journaliste Margriet Oostveen duikt in de Volkskrant in de brief met de uitnodiging voor het vaccinatieprogramma. Daarbij verwijst ze naar deze Youtube video. Het is een video van een taalambassadeur van de Stichting lezen en schrijven:

Ook spreekt ze met een docente NT2, Nederlandse taal voor anderstaligen.

Ik heb de brief zelf niet gelezen maar op basis van de video en het artikel een paar reflecties:

Waarom sturen de verschillende instanties aparte brieven. Kan je niet samenwerken aan één enkele brief?
De NT2 docente heeft er kritiek dat pas aan het einde de verwijzing staat naar een korte uitleg. Waarom niet beginnen met de korte uitleg en lezers verleiden naar de extra, aanvullende uitleg? Dit is een vorm van het piramide principe.
“…hier ‘staat eigenlijk drie keer het zelfde’,…” Nu kan je inzetten op de kracht van de herhaling, maar die indruk wekt deze uitspraak niet.
De titel van het artikel is “Hoe een leger aan medewerkers communicatie de belangrijkste coronabrief van het jaar verprutste”. De vraag is dat terecht is. We weten immers niet hoe de oorspronkelijke communicatie eruit zag. Maar bij een krantenkop gelden natuurlijk weer eigen wetten. Die moeten triggeren en aanzetten tot actie (=lezen).

Als de brief nog wordt verbeterd voor laaggeletterden, dan heeft iedereen daar gemak van omdat de brief dan sneller leest.

Ik houd me aanbevolen voor deze brief om hem zelf beter te bekijken….en omdat ik dan ook de spuit mag halen (-;

Help! Koffie! Hoe vaak kan je vragen om klantfeedback?

10 maart 2021 / Hans / Geen reacties

Van de week hadden we hier in huis een acuut thuiswerkprobleem. Ons espressoapparaat gaf er de brui aan. Misschien is hij nog te repareren maar door tijdgebrek ervoor gekozen om snel op internet te kijken naar een vervanger. Omdat we zeer tevreden zijn met de espresso’s, cappuccino’s en andere koffievarianten uit het betreffende apparaat toen die het nog wel deed, was de keuze snel gemaakt. Typenummer invullen in Google, constateren dat na al die jaren trouwe dienst er een opvolger is die nauwelijks verschilt. Snel bij een paar webshops gekeken naar prijs en snelheid van bezorging.

Daarmee kwamen we uit bij Coolblue die hun belofte waarmaakte en de volgende dag het apparaat aan de deur liet afleveren. Thuiswerkcrisis bezworen.

Klantfeedback: ik zie dubbel

Dit alles is geen reden voor een blog maar wat er een paar dagen later in mijn mailbox zat wel. Nu heb ik echt koffie nodig want ik ben duidelijk nog niet wakker. Ik zie dubbel.

In mijn mailbox twee e-mails van Coolblue waarin ze willen weten wat ik van de bestelling vond. Eentje van 3:03 ’s nachts en de andere van 3:05 ’s nachts. De eerste leidt naar een site van Kiyoh voor een online review, de tweede bevat een uitgebreider formulier van Coolblue zelf voor ‘de echte klantfeedback’ over de levering.

Een krap weekje later

Wie dacht dat twee keer mijn mening vragen nog niet genoeg was, krijgt gelijk. Nog geen week later ontvang ik nog een derde e-mail, en nu of ik een review wil geven over het bestelde espressoapparaat.

Vorig jaar werd Coolbue uitgeroepen tot het klantvriendelijkste bedrijf maar de ‘Gouden Regel’ Val de klant niet onnodig lastig hebben ze nog niet voldoende in de vingers als je een klant drie keer vraagt om klantfeedback.

Tijd voor een kopje koffie om daar eens rustig over na te denken. Ik heb voor de mensen bij Coolblue nog wel een tip voor een goed apparaat voor een lekkere kop koffie. Ik drink/denk graag een bakkie mee.

Meer lezen over klantfeedback?

Andere tips voor het nadenken over feedback zijn twee artikelen die ik eerder daarover schreef:

In zeven stappen naar een betere klantperceptie: Managen van klantfeedback (CCM No1. 2014 – samen met Jan van der Weijden)
Haal meer uit digitale klantfeedback (Customer First 2016-02-01 – samen met Martijn Driessen)

Beide zijn hieronder te lezen.

Meer lezen op deze site? Dit is het meest gelezen artikelen op dit moment:

Wel of geen e-mail bij de klantenservice?

12 januari 2021 / Hans / Geen reacties

“Hi Hans, ga je mij nu vertellen dat ik het fout heb?” dat was zo ongeveer de deur waarmee Ruben Löwenstein, Manager Customer Care at Samsung Electronics Benelux, in huis viel begin december. Aanleiding was mijn betrokkenheid bij het jaarlijkse onderzoek dat Stichting ITO samen met Market Response uitvoert. Een van de uitkomsten uit het onderzoek is: E-mail als voorkeurskanaal voor klantcontact weer in de lift.

Voor de goede orde Ruben en ik werkten in 2012/2013 intensief samen toen Ruben algemeen directeur was van KSi Shared Services en ik zijn evenknie bij KSi Onderzoek. Na Rubens aftrap ontspon zich een ouderwets leuke discussie, zoals we die in de KSi-tijd regelmatig voerde, over het vakgebied dat ons beiden aan het hart gaat: klantenservice.

Deze passie is voor ons reden een aantal aspecten die de revue passeerden in dit artikel te delen via LinkedIn. We vermoeden dat ze een herkenning oproepen als bij u intern de vraag op popt om wel of geen e-mail aan te bieden als klantcontactkanaal.

Ford

Bij Samsung is een aantal jaar geleden afscheid genomen van e-mail als klantcontactkanaal. Belangrijkste aanleiding was dat andere alternatieven zoals chat en messaging simpelweg leidde tot een hogere NPS. Toch zien we in het ITO-onderzoek dat de traditionele contactvormen zoals e-mail, telefoon en de mijn omgeving, app of website nog grotendeels de voorkeur genieten van consumenten. Zie hier het eerste argument voor het behoud van e-mail als klantcontactkanaal: “De klant wil het”.

Tegenwerping is een wijsheid van Henry Ford. Had hij mensen gevraagd naar hun behoefte dan hadden ze een paard en wagen besteld en geen auto. Omdat consumenten zich misschien geen goede voorstelling kunnen maken van een nieuwe werkelijkheid vragen ze naar de bekende weg. Dit betekent dat je ze moet laten zien dat er aantrekkelijke opties zijn als alternatief voor hun eigen voorkeur want je wil immers wel ‘beschikbaar zijn’ als organisatie op het moment dat de klant daar behoefte aan heeft.

Grijs gebied

Als we spreken over e-mail is er sprake van een grijsgebied. E-mail aan of uitzetten in een klantenservice context is namelijk meer dan een mailadres open- of dichtzetten. Zo zijn er natuurlijk de website en app die communicatie ondersteunen. Formulieren die klanten moeten invullen worden lang niet altijd automatisch verwerkt en kunnen leiden tot een bericht naar de klant. In de automatische vorm is het een notificatie met een afschrift van de ingevuld informatie maar het is goed mogelijk dat nog een handmatig door een medewerker bewerkt bericht volgt. Dit kan een mailbericht zijn dat de consument direct in zijn eigen mailbox kan lezen maar het kan ook een notificatie zijn dat het bericht klaar staat in een beveiligde ‘mijn’ omgeving waarop een klant moet inloggen.

Zelf veroorzaker van het aanbod?

Ook moeten we niet vergeten dat het gros van de e-mails tussen organisaties en klanten die nu over het web gaan verzonden worden vanuit de organisaties. Denk hierbij aan nieuwsbrieven, marketingacties, notificaties of verzoeken om feedback over dienstverlening. Het zijn allemaal e-mails die de mailbox van de klant bereiken. Blijkbaar rendeert het nog steeds om mails te versturen die vaak, kijkend naar de responscijfers, voor de meerderheid van de klanten niet relevant zijn. De vraag is hoe klanten hierop kunnen reageren. De gewenste respons voor de organisatie is dat de ontvanger klikt op een link in de e-mail. Ook kan een dergelijke e-mail ook leiden tot behoefte bij de ontvanger om te ‘replyen’. Er zijn organisaties die ervoor kiezen om zo’n mail te versturen uit een ‘noreply@bedrijf’ adres. Hoe klantvriendelijk is dat? Heeft u wel eens gekeken welke mails er, naast alle out of office reacties, bounces en dergelijke, er toch binnenkomen op dat adres?

Los van de afgelegde weg en de trigger van de e-mail, blijkt dat we verder moeten inzoomen op de reden waarom klanten communiceren en daarbij de voorkeur uitspreken voor e-mail als middel.

‘verplaatsen’

In het voorbeeld van Henry Ford willen mensen zich van A naar B verplaatsen en dat met een zeker gemak en comfort. Had je dan een onderzoek gedaan dan hadden mensen zich zeker geen voorstelling kunnen maken van de huidige generatie auto’s die sommige taken al autonoom uitvoeren.

Trekken we dit door naar klantcontact dan kan het zijn dat het gros van de consumenten zich nog geen voorstelling kan maken van de mogelijkheden die wij als klantcontactexperts tot onze beschikking hebben. Ook hier zie je al een vorm van een ‘autonome auto’ voorbij rijden met de inzet van AI voor Chatbots of Voiceassistants. Uit het ITO-onderzoek zien we wel dat het gebruik hiervan door consumenten nog zeer sporadisch is.

Laten wij ons nu eens in het hoofd van de consument verplaatsen. Wat is de aanleiding om contact te zoeken? In het onderzoek zijn we uitgegaan van een aantal prototypische klantreizen zoals ‘klant worden’, ‘wijzigingen doorgeven’, ‘klacht melden’ maar ook ‘opzeggen’.

Afhankelijk van de aanleiding komen er een aantal onderliggende drijfveren voorbij in de afweging van de klant bij het kiezen van het voorkeurskanaal:

Wat is noodzaak/urgentie van mijn vraag?
Welke behoefte heb ik aan het vastleggen van het contact?
Hoe ging dat de vorige keer? Bij deze organisatie of bij andere organisaties?
Wat zie ik om me heen wat het beste werkt?
Wat communiceert het bedrijf hoe ze willen dat ik contact leg?

Al deze elementen creëren een verwachting bij de consument en op basis daarvan gaan ze handelen. Afhankelijk hoe de ervaring vervolgens aansluit bij deze verwachting vormt zich dan een oordeel over de organisatie. Een oplettende lezer ziet hierin het al oude ServQual model.

Acuut of niet

Als het probleem voor klanten acuut is, zal uit eerdere ervaringen niet snel gekozen worden voor e-mail als contactkanaal. We zien immers dat zelfs in het beste geval een antwoord enkele uren op zich laat wachten. Afhankelijk van voorkeuren en eerdere ervaringen is er de keuze tussen de telefoon pakken of op de website zoeken naar een chat mogelijkheid. Heeft een klant eerder contact gehad via een vorm van messaging, dan kan het goed zijn dat deze klant die dialoog weer oppakt.

Buiten kantoortijden, die veel klantenservices steeds ruimer nemen, zien we dat bij echt acute problemen er vaak 24/7 ondersteuning is. Bijvoorbeeld het melden van een verloren of gestolen bankpas, een storing aan belangrijke diensten zoals gas, water en internet. Om deze behoefte te ondersteunen is telefoon nog steeds het dominante contactkanaal. Vormen van chat of messaging kunnen ook maar moeten ten eerste makkelijk vindbaar zijn en vragen om een snelle responstijd. E-mail speelt hier – vermoedelijk – geen rol.

Wel is er een ‘acute vorm’ waarin klanten ‘het probleem op dat moment van zich af willen zetten’ maar niet perse direct op dat moment een antwoord willen. In dat geval biedt e-mail een uitkomst voor de consument. Hij of zij kan het probleem ‘van zich af schrijven’. Daarmee wordt het een probleem van de ontvanger. Het kan zijn dat in aanvulling hierop de klant de behoefte heeft om hierbij ‘bewijslast’ te hebben dat het probleem is ingediend. Ook daaraan geeft e-mail invulling.

Wil je als organisatie deze behoefte invullen, zonder e-mail aan te bieden, dan moet het alternatief dus makkelijk vindbaar zijn om ergernis te voorkomen en in een oogopslag duidelijk maken dat de klant voldoende ruimte heeft om zijn verhaal op zijn eigen manier te doen en ook nog eens een bewijs krijgt dat het probleem is vastgelegd.

Dossiervorming

We stippen het hierboven al aan. Sommige klanten kiezen voor de e-mail vanuit de behoefte om de correspondentie vast te leggen. De achterliggende reden hiervoor kan divers zijn. De klant is erg georganiseerd en houdt daarmee voor zichzelf. Overzicht. Er kan de behoefte zijn gelijk anderen te informeren dat de klant deze communicatie voert. Dit doet de klant door hen deze e-mail ook te sturen. In het, voor de organisatie, vervelendste geval is de klant een ‘dossier’ aan het opbouwen voor een klacht, claim of anderzins.

Welke achterliggende behoefte er ook zit, ook hier zijn alternatieven te bedenken. Vormen van messaging of een chat waarvan de klant makkelijk een afschrift kan bewaren. Ook berichten in een mijn omgeving kunnen hier de behoefte vervullen, al moet dan wel het laagdrempelig mogelijk zijn om deze berichten ook zelf te bewaren via een export of download.

Waarom afscheid willen nemen van e-mail?

Bij veel organisaties is de ervaring dat e-mail verhoudingsgewijs arbeidsintensief is. Een goed antwoord geven op een – niet altijd even duidelijk – gestelde vraag kost tijd. De ervaring leert dan ook dat bij e-mail sprake is van een significant percentage herhaalcontacten. Als dit leidt to veel ‘ping-pongen’ is e-mail een vorm messaging/chat geworden. De ervaring leert dat met de juiste instructie van medewerkers hier vaak nog slagen te winnen zijn.

Een voordeel van e-mail voor de organisatie is dat het prefect in te plannen is in downtime waardoor een deel van de hogere kosten per interactie die het kanaal met zich meebrengt worden gecompenseerd. Hoe dit onder de streep uitpakt en hoe daarmee de kosten van een interactie op e-mail zich verhouden tot telefoon of andere kanalen is van uw eigen context afhankelijk.

Daarbij speelt ook mee of alle e-mails ook via e-mail beantwoord worden of dat er ook mails via de telefoon beantwoord worden. Een gehoorde kreet is “een beller is sneller”. Zo heeft de medewerker aan de telefoon de mogelijkheid om door te vragen en krijgt de medewerker meer gevoel met eventuele emotie waarop hij of zij moet reageren.

Denk er wel aan dat de klant die een dossier wil vormen graag na het telefoongesprek nog minstens een beknopte samenvatting per mail ontvangt.

NPS

Voor Samsung waren de operationele uitdagingen of kosten per interactie niet het belangrijkste in de afweging. Zoals gezegd ging het om de NPS-score die achterbleef bij die in andere kanalen. Waar een lagere NPS op e-mail mogelijk te verklaren is door doorlooptijden, herhaalverkeer of onvoldoende begrijpen van de klantvraag, speelde bij Samsung iets anders. Bij contact via telefoon, chat of messaging is er meer interactie mogelijk waardoor het probleem makkelijker in kaart wordt gebracht. Denk aan de mogelijkheid om in veel gevallen op afstand direct mee te kijken op het device waarop de klantvraag betrekking heeft. Hierdoor wordt het makkelijker een goede oplossing te bieden.

Verder bieden deze kanalen door de wijze waarop ze zijn opgezet meer ruimte voor de inzet van aanvullende (AI) technieken die betere analyses, routering en ondersteuning van de medewerker mogelijk maken. Ook dit maakt het Samsung mogelijk adequater te reageren op ontwikkelingen en kunnen medewerkers klanten (nog) beter ondersteunen.

Het zijn dit soort mogelijkheden die lang niet alle consumenten kunnen overzien als ze gevraagd worden naar hun voorkeuren zoals klanten van Ford niet de impact van een auto konden overzien.

Wel of geen e-mail? Wat was de uitkomst van onze discussie?

Ons gesprek dat ontspon vanuit “Hi Hans, ga je mij nu vertellen dat ik het fout heb?” leverde twee conclusies op:

Ten eerste: Als u overweegt om e-mail dicht te zetten omdat het binnen uw organisatie een duur kanaal is, dan is de eerste uitdaging om te kijken waar dit door komt en of een betere inrichting van het kanaal winst oplevert. Zo kan u e-mail als kanaal blijven aanbieden en bent u beschikbaar op een manier zoals de bulk van de consumenten dit nu nog graag wil.

Ten tweede: heeft u valide argumenten om te stoppen met e-mail als klantcontactkanaal? Denk dan over uw verleidingstrategie. Hoe verleid je de klant, op het moment dat die contact wil zoeken via e-mail, om een ander kanaal te kiezen. Hoe zorg je er op dat moment voor dat deze verleiding niet leidt tot de frustratie “Verdikkeme ik kan niet mailen” maar tot de verrassing “He, das veel handiger/makkelijker/sneller/etc.”.

Misschien een derde conclusie is dat we het leuk vinden om met dit vraagstuk bezig te zijn. Wil je hier een keer (online) verder over spreken laat mij (Hans) dit weten en ik zoek met u een geschikt moment om mee te denken.

Dit artikel verscheen ook op LinkedIn

foto van ready made via pexels.

Formuleer positief voor verbinding: Een praktijk voorbeeld

10 november 2020 / Hans / 5 reacties

In trainingen over gesprekstechnieken en e-mailcommunicatie daag ik deelnemers vaak uit om ‘positief te formuleren’. Deze week stonden in mijn mailbox twee nieuwsbrieven onder elkaar die hiervoor een prachtige illustratie vormen en die ik u niet wil onthouden. Zie hier de beide onderwerpregels van de e-mails zoals ze in de mailbox stonden:

Sluit aan bij de klant

Voordat ik stil sta bij beide nieuwsbriefonderwerpen eerst een voorbeeld wat ik nu wel gebruik. Stel je werkt in een winkel, museum, pretpark enzovoort en er komt een klant naar je toe en die stelt de volgende vraag: “Wanneer gaan jullie sluiten?” Wat antwoord je dan? In gesprekstechnieken is vaak sprake van ‘sluit je taalgebruik aan bij de klant’ of ‘levelen’. In dit voorbeeld kan je antwoord zijn “Wij sluiten om acht uur vanavond”. Als de klant vraagt “Tot hoe laat zijn jullie open?” dan kan het antwoord zijn “We zijn open tot acht uur vanavond”.

Maar wat nu in als we het volgende doen? De klant vraagt opnieuw: “Wanneer gaan jullie sluiten?” en je geeft dan als antwoord: “We zijn open tot acht uur vanavond”. De feitelijke inhoud van de boodschap blijft hetzelfde en toch past het niet. Door in het antwoord de woordkeuze van de klant terug te laten komen, past het antwoord beter bij de vraag. Impliciet maak je ook duidelijk dat je de klant hebt gehoord en niet zomaar je standaardantwoord ‘eruit gooit’. Maar dit botst met de uitdaging om positief te formuleren want “We zijn open tot…” is de positieve variant van “We sluiten om…”.

Glas half leeg of half vol?

De voorbeeldvragen lijken op de vraag of een glas half leeg is of half vol. Misschien heeft de woordkeuze van de vragensteller te maken met zijn gemoedstoestand of hangt het samen met de context: voorgeschiedenis, achtergrond van de vragensteller. Wat als het glas eerst leeg was en nu half gevuld? Of wat als het glas eerst vol was en nu half geleegd? Zou dat invloed kunnen hebben op de woordkeuze? In het voorbeeld van de openingstijden weten we, als we de vraag krijgen, niet wat de gemoedstoestand is van de vragensteller en wat de aanleiding is voor de vraag. Een tip is dan ook om daarnaar op zoek te gaan. In ons jargon, onze vaktaal, noemen we dat de ‘vraag achter de vraag’ achterhalen.

Positief formuleren

Vanuit marketing wordt gepromoot om positief te formuleren en in de inleiding geef ik aan dat ik hier ook naar zoek in (telefoon)gesprekken bij trainingen. Maar zoals bij de meeste richtlijnen voor een gesprek moet je daarin niet dogmatisch worden. Maar wat gebeurt er als we het levelen combineren met doorvragen en dan positief formuleren?

Een voorbeeld vanuit het museum als de klant vraagt: “Wanneer gaan jullie sluiten?”. Je kan dan perfect antwoorden: “We sluiten om acht uur , dat betekent dat we nog anderhalf uur open zijn”. Je hebt het omgedraaid naar een positieve formulering en gelijk een vorm van schaarste geformuleerd. Daar kan je dan op voortborduren: “Kan ik u misschien helpen om te kijken hoe u die anderhalf uur optimaal benut?” Laat een pauze vallen en wacht op eventuele bevestiging van de vragensteller en vraag dan verder door: “Wat zou u graag nog willen zien?” of “Waarin bent u geïnteresseerd in onze collectie?” Ook is er de mogelijkheid voor een ‘product push’: “Het is rond etenstijd, heeft ons museumrestaurant al ontdekt” of “Mocht u voor die tijd nog willen rondkijken in de museumshop dan ….”. Verschillende voorbeelden hoe je kan levelen en dit kan ombuigen naar positieftaalgebruik, extra service bieden en het stimuleren van omzet in restaurant of winkel.

Een gehoorde reactie van deelnemers is: “Ik zou dat niet prettig vinden”. Op dat moment projectteer je echter je eigen belevingswereld op de ander. Het kan ook een excuus zijn om het gesprek met de ander te vermijden. Dan is de uitdaging om het te proberen en te ervaren wat er gebeurt in het gesprek. Het wordt waarschijnlijk een interessantere conversatie dan alleen reageren met “We zijn open tot acht uur”.

Terug naar de nieuwsbrieven

Online marketeers doe er alles aan om Clickthrough rate (CTR) te verhogen en bezoekers in een positieve flow te krijgen. In de online omgeving staat meten gelijk aan weten. Waarom dan toch de keuze van in dit geval Kinopolis om te kiezen voor de onderwerpregel met de meer negatieve boodschap ‘tijdelijk gesloten’? Het contrast met de regel daarboven ‘we gaan 19 november weer open’ is groot en deze tweede is positief geformuleerd.

Het verschil is, los van wel of niet positief formuleren, dat de museumkaart appelleert aan ‘anticiperend enthousiasme’ van de lezer. De subject van Kinopolis is meer gericht op ‘nieuwsgierigheid’ bij de lezer: “Wanneer gaat de bioscoop weer open?”. De museumkaart geeft gelijk het antwoord. Bij Kinopolis moet je doorklikken voor het antwoord. De vraag is nu wat beter werkt voor de CTR. Daarbij moet je niet alleen kijken naar het precentage van die eerste klik om de mail te openen maar uiteindelijk over de hele keten tot en met de conversie aan toe. In dit gval daadwerkelijk weer een museum of bioscoop bezoeken als het kan.

Nu kan het dus zijn dat bij de doelgroep van Kinopolis deze strategie beter werkt of dat ik net die variatie kreeg van de splitrun met deze formulering. In dit geval zegt het meer over mij dat ik na deze blog eerder doorklik op de museumkaart dan op de mail van de bioscoopketen.

Terug naar het gesprek en een half vol glas

Als individuele medewerker is het lastig om een splitrun te doen. In een trainingssetting kan dat natuurlijk wel, zeker met een trainingsacteur erbij. In het werk kan je niet eerst het ene antwoord geven en dan de klant vragen de situatie nog een keer over te doen met het alternatieve antwoord. Daarbij komt dat ook het eigen gedag bepaald wordt door de eigen gemoedstoestand en de eigen voorgeschiedenis waarmee zeer waarschijnlijk ingesleten gedrag is ontstaan. Je kan wel jezelf uitdagen om op zoek te gaan naar de interessantere conversatie. En ja, dat voelt een eerste keer minder vertrouwd dan je eigen ingesleten gedrag volgen en het kan best een keer gebeuren dat je daarbij je neus stoot maar blijf positief en op zoek naar het interessante gesprek want het glas is zeker half vol.

Meer weten?

We je meer weten voor jezelf of voor (een groep van) medewerkers? Neem gerust contact me op zodat we het gesprek aan kunnen gaan wat je ‘nog wilt doen voordat het museum om acht uur sluit’. Ik kijk uit naar het leuke (online) gesprek.

Dit artikel verscheen ook op LinkedIn.
De afbeelding is een bewerking van een foto van Pavel Danilyuk van Pexels